ردیابی تغییرات در سند در مایکروسافت ورد

ویژگی ردیابی تغییرات در مایکروسافت ورد یکی از ابزارهای مفید برای ویرایش، بررسی و نظارت بر تغییرات در اسناد است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که هرگونه تغییر ایجاد شده در سند را مشاهده کرده و سپس آن‌ها را تایید یا رد کنید. این ابزار به‌ویژه برای کارهای گروهی، بررسی و بازبینی اسناد یا ویرایش‌های چند مرحله‌ای بسیار مفید است.

 

1. فعال کردن ردیابی تغییرات

🔹 فعال کردن ردیابی تغییرات

1. به تب Review بروید.
2. در گروه Tracking، روی دکمه Track Changes کلیک کنید تا فعال شود.
   • پس از فعال‌سازی، هر تغییری که در سند ایجاد شود (اعم از اضافه کردن، حذف کردن یا ویرایش متن)، با رنگ‌های مختلف و به‌صورت مشخص در متن نشان داده می‌شود.

🔹 تغییرات مشاهده‌شده در سند

• اضافه کردن متن: متنی که به سند اضافه می‌شود با رنگ آبی و زیر خط نشان داده می‌شود.
• حذف متن: متنی که حذف می‌شود با خط خورده و در رنگ قرمز نمایش داده می‌شود.
• تغییرات در فرمت‌ها: هرگونه تغییر در فرمت‌بندی متن نیز در قالب تغییرات قابل مشاهده است.

 

2. تنظیمات ردیابی تغییرات

🔹 سفارشی‌سازی ردیابی تغییرات

1. در تب Review، در گروه Tracking، روی دکمه کوچک کنار Track Changes کلیک کنید تا تنظیمات بیشتر باز شود.
2. در پنجره Track Changes Options، شما می‌توانید تنظیمات زیر را تغییر دهید:
   • علامت‌گذاری تغییرات: تعیین کنید که چگونه تغییرات (اضافه، حذف، فرمت و غیره) نمایش داده شوند.
   • رنگ‌ها: برای هر نوع تغییر می‌توانید رنگ مخصوصی را انتخاب کنید.
   • بازبینی نمایش: می‌توانید تعیین کنید که تغییرات به چه صورت در سند نمایش داده شوند (در حاشیه، در متن اصلی، یا به‌طور جداگانه).

 

3. نمایش تغییرات

🔹 تغییر در نمایش تغییرات

ورد این امکان را به شما می‌دهد که نمایش تغییرات را به شیوه‌های مختلف تغییر دهید. این تنظیمات به شما کمک می‌کند تا تغییرات را راحت‌تر بررسی کنید.

1. در تب Review، در گروه Tracking، از گزینه All Markup استفاده کنید تا تمام تغییرات به‌طور کامل نمایش داده شوند.
2. اگر می‌خواهید فقط تغییرات در سند را ببینید، می‌توانید از Simple Markup استفاده کنید، که تغییرات را به‌صورت مختصر نشان می‌دهد.
3. در صورتی که می‌خواهید فقط متن اصلی بدون تغییرات را مشاهده کنید، از گزینه No Markup استفاده کنید.

 

4. تایید یا رد تغییرات

🔹 تایید یا رد تغییرات

پس از بررسی تغییرات، شما می‌توانید آن‌ها را تایید کرده یا رد کنید.

1. در تب Review، در گروه Changes، از گزینه‌های Accept یا Reject استفاده کنید:

   • Accept: برای تایید تغییرات و وارد کردن آن‌ها به سند.
   • Reject: برای رد تغییرات و برگرداندن سند به حالت قبلی.

2. شما می‌توانید هر تغییر را به‌صورت جداگانه تایید یا رد کنید، یا از گزینه Accept All Changes یا Reject All Changes برای تایید یا رد تمام تغییرات به‌طور همزمان استفاده کنید.

 

5. افزودن نظرات

🔹 افزودن و مشاهده نظرات

در کنار ردیابی تغییرات، می‌توانید نظرات خود را به سند اضافه کنید.

1. برای افزودن نظر، مکان‌نمای خود را در محلی که می‌خواهید نظر را اضافه کنید قرار دهید.
2. در تب Review، روی دکمه New Comment کلیک کنید و نظر خود را وارد کنید.
3. نظرات به‌طور خودکار در حاشیه سند نمایش داده می‌شوند.

 

6. حذف تغییرات و نظرات

🔹 حذف نظرات و تغییرات

1. برای حذف یک نظر، روی آن کلیک کرده و سپس دکمه Delete را انتخاب کنید.
2. برای حذف همه نظرات و تغییرات، در تب Review، در گروه Comments، روی Delete کلیک کرده و گزینه Delete All Comments in Document را انتخاب کنید.

 

7. نمایش یا مخفی کردن نظرات و تغییرات

🔹 نمایش یا مخفی کردن تغییرات و نظرات

1. در تب Review، در گروه Tracking، از گزینه‌های Show Markup استفاده کنید.
2. می‌توانید انتخاب کنید که کدام نوع تغییرات (مثل نظرات، اضافه کردن یا حذف متن و غیره) نمایش داده شوند یا مخفی شوند.

 

نتیجه‌گیری

ویژگی ردیابی تغییرات در مایکروسافت ورد ابزاری کارآمد برای همکاری در ویرایش اسناد و نظارت بر تغییرات است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که تغییرات مختلف را پیگیری کرده و سپس آن‌ها را تایید یا رد کنید. همچنین، افزودن نظرات و تغییرات در فرمت‌های مختلف به شما کمک می‌کند تا اسناد خود را به‌طور مؤثری ویرایش کنید. این ابزار برای کارهای گروهی و اصلاحات دقیق در اسناد طولانی بسیار مفید است. 📝