تنظیمات شرطی در اکسل

تنظیمات شرطی در اکسل ابزاری قدرتمند است که به شما این امکان را می‌دهد تا قالب‌بندی سلول‌ها را بر اساس شرایط خاص تغییر دهید. با استفاده از این ابزار، می‌توان داده‌ها را به‌طور بصری برجسته کرد، به‌طوری‌که اطلاعات مهم‌تر یا آن‌هایی که شرایط خاصی دارند، بهتر دیده شوند. این ویژگی می‌تواند شامل تغییر رنگ سلول‌ها، اضافه کردن نوار پیشرفت، ایجاد نمودارهای میله‌ای و موارد دیگر باشد.

 

۱. افزودن فرمت شرطی

برای اعمال تنظیمات شرطی به سلول‌ها یا محدوده‌ای از سلول‌ها:

1. سلول یا محدوده‌ای را که می‌خواهید فرمت شرطی به آن اعمال کنید، انتخاب کنید.
2. به زبانه Home بروید و در بخش Styles، روی Conditional Formatting کلیک کنید.
3. از فهرست کشویی گزینه‌های مختلف فرمت شرطی را انتخاب کنید.

 

۲. انواع فرمت‌های شرطی

الف) Highlight Cell Rules (قوانین برجسته‌سازی سلول)

با استفاده از این گزینه می‌توانید سلول‌هایی را که مقادیر خاصی دارند، برجسته کنید.

1. Greater Than / Less Than (بیشتر از / کمتر از):

   • سلول‌هایی که مقدار آن‌ها بیشتر یا کمتر از یک مقدار خاص است، برجسته می‌شود.
   • برای مثال، می‌توانید سلول‌هایی که مقدار آن‌ها بیشتر از 1000 است را با رنگی خاص نمایش دهید.

2. Between (بین دو مقدار):

   • سلول‌هایی که مقدارشان بین دو عدد خاص قرار دارد، برجسته می‌شوند.

3. Equal To (مساوی با):

   • سلول‌هایی که با یک مقدار خاص برابر هستند، برجسته می‌شوند.

4. Text that Contains (متنی که شامل می‌شود):

   • سلول‌هایی که شامل یک متن خاص هستند، برجسته می‌شوند.

5. A Date Occurring (تاریخ خاص):

   • سلول‌هایی که شامل تاریخ خاصی هستند، برجسته می‌شوند (مثل امروز، فردا، این ماه و ...).

6. Duplicate Values (مقادیر تکراری):

   • سلول‌هایی که مقدار مشابه دیگری دارند، به‌طور خودکار برجسته می‌شوند.

ب) Top/Bottom Rules (قوانین بالا/پایین)

این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که بالاترین یا پایین‌ترین مقادیر در داده‌ها را برجسته کنید.

1. Top 10 Items (10 مورد اول):

   • 10 سلول با بیشترین مقادیر را برجسته می‌کند.

2. Top 10% (10% اول):

   • 10 درصد از بالاترین مقادیر را برجسته می‌کند.

3. Bottom 10 Items (10 مورد آخر):

   • 10 سلول با کمترین مقادیر را برجسته می‌کند.

4. Bottom 10% (10% پایین):

   • 10 درصد از پایین‌ترین مقادیر را برجسته می‌کند.

ج) Data Bars (نوار داده)

نوارهای داده، به شما امکان می‌دهند تا مقادیر را به‌طور بصری با استفاده از میله‌هایی درون سلول‌ها نمایش دهید.

1. برای استفاده از نوار داده:
   • از منوی Conditional Formatting، گزینه Data Bars را انتخاب کنید.
   • می‌توانید نوارهای داده با رنگ‌های مختلف را انتخاب کنید.

د) Color Scales (مقیاس رنگ)

مقیاس رنگ به شما این امکان را می‌دهد که سلول‌ها را بر اساس مقادیرشان با رنگ‌های مختلف نمایش دهید.

1. مقیاس‌های رنگی معمولاً برای داده‌های عددی استفاده می‌شود.
2. برای اعمال مقیاس رنگ:
   • از منوی Conditional Formatting، گزینه Color Scales را انتخاب کنید.
   • مقیاس‌های رنگی از رنگ‌های ملایم به تند یا از کم‌رنگ به پررنگ تغییر می‌کنند.

ه) Icon Sets (مجموعه نمادها)

این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که به هر سلول یک نماد خاص (مثل فلش، دایره یا مربع) را اضافه کنید تا وضعیت داده‌ها را نشان دهد.

1. برای اعمال مجموعه نمادها:
   • از منوی Conditional Formatting، گزینه Icon Sets را انتخاب کنید.
   • می‌توانید نمادهای مختلفی مثل Traffic Lights (چراغ‌های ترافیکی)، Arrows (فلش‌ها) یا Stars (ستاره‌ها) را انتخاب کنید.

 

۳. مدیریت و حذف فرمت‌های شرطی

الف) مدیریت قوانین فرمت شرطی

1. به زبانه Home بروید و روی Conditional Formatting کلیک کنید.
2. گزینه Manage Rules را انتخاب کنید.
3. در پنجره باز شده، می‌توانید قوانین موجود را مشاهده کرده و آن‌ها را ویرایش یا حذف کنید.

ب) حذف فرمت‌های شرطی

1. برای حذف فرمت‌های شرطی، روی Conditional Formatting کلیک کنید.
2. گزینه Clear Rules را انتخاب کنید.
3. می‌توانید فرمت‌ها را از تمام سلول‌ها یا از سلول‌های خاص حذف کنید.

 

۴. فرمت شرطی سفارشی

اگر می‌خواهید فرمت شرطی خود را به‌طور دقیق تنظیم کنید، می‌توانید از گزینه New Rule استفاده کنید.

1. به Conditional Formatting > New Rule بروید.
2. از پنجره باز شده، می‌توانید قوانین خاص خود را ایجاد کنید، مانند فرمت‌های بر اساس فرمول‌ها یا مقادیر دلخواه.

 

جمع‌بندی

تنظیمات شرطی در اکسل ابزاری بسیار مفید برای برجسته‌سازی و تحلیل داده‌ها به‌صورت بصری است. با استفاده از این ابزار، می‌توانید مقادیر خاص، بالاترین و پایین‌ترین مقادیر، و یا شرایط خاص دیگر را به راحتی شناسایی کنید. همچنین، استفاده از نوار داده، مقیاس‌های رنگی و نمادها می‌تواند به شما کمک کند تا داده‌ها را به‌طور واضح و بصری نمایش دهید.