ایجاد و تنظیم جداول محوری (Pivot Tables) در اکسل

جدول محوری (Pivot Table) یک ابزار قدرتمند در اکسل است که به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به‌طور مؤثر تحلیل و خلاصه کنید. با استفاده از جداول محوری می‌توانید به سرعت داده‌ها را گروه‌بندی کرده، فیلتر کنید و تحلیل‌های پیچیده‌تری انجام دهید. در این بخش، نحوه ایجاد و تنظیم جداول محوری را به‌طور کامل بررسی خواهیم کرد.

 

۱. ایجاد جدول محوری (Pivot Table)

برای ایجاد یک جدول محوری ابتدا باید داده‌های مورد نظر را انتخاب کنید. سپس مراحل زیر را دنبال کنید:

1. انتخاب داده‌ها: داده‌هایی که می‌خواهید در جدول محوری تحلیل کنید را انتخاب کنید. این داده‌ها می‌توانند شامل ستون‌ها و ردیف‌های مختلف باشند.

2. ایجاد Pivot Table:

   • به تب Insert بروید.
   • در گروه Tables، روی گزینه PivotTable کلیک کنید.
   • در پنجره بازشده، محدوده داده‌ها و مکان قرار گرفتن جدول محوری را مشخص کنید. شما می‌توانید جدول محوری را در همان شیت فعلی یا در یک شیت جدید ایجاد کنید.
   • پس از مشخص کردن مکان، روی OK کلیک کنید.

3. پنجره PivotTable Field List: بعد از کلیک روی OK، پنجره‌ای به نام PivotTable Field List ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید فیلدهای مختلف داده‌ها را به بخش‌های مختلف جدول محوری اضافه کنید. این پنجره به شما امکان می‌دهد تا داده‌ها را به‌طور دلخواه تجزیه و تحلیل کنید.

 

۲. تنظیمات جدول محوری

در جدول محوری، چهار بخش اصلی برای تنظیمات وجود دارد که به شما امکان می‌دهند داده‌ها را به‌صورت دلخواه گروه‌بندی و خلاصه کنید:

1. Rows (ردیف‌ها): در این بخش، فیلدهایی که می‌خواهید به‌عنوان ردیف‌ها نمایش داده شوند را قرار می‌دهید. به‌طور معمول، فیلدهایی که نیاز به گروه‌بندی داده‌ها دارند، به این بخش اضافه می‌شوند.

2. Columns (ستون‌ها): در این بخش، فیلدهایی که می‌خواهید به‌عنوان ستون‌ها نمایش داده شوند قرار می‌دهید. معمولاً فیلدهایی که می‌خواهید به‌طور افقی داده‌ها را دسته‌بندی کنید به این بخش منتقل می‌شوند.

3. Values (مقادیر): این بخش برای نمایش مقادیر محاسبه شده (جمع، میانگین، تعداد و ...) است. معمولاً مقادیری که نیاز به محاسبات دارند (مثل مجموع فروش، میانگین هزینه‌ها و ...) به این بخش افزوده می‌شوند.

4. Filters (فیلترها): در این بخش می‌توانید فیلدهایی را اضافه کنید که می‌خواهید داده‌ها بر اساس آن‌ها فیلتر شوند. این بخش به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را برای تحلیل‌های خاص محدود کنید.

 

۳. نحوه تنظیم جدول محوری

الف) تنظیمات ردیف‌ها و ستون‌ها

برای اضافه کردن فیلد به بخش‌های ردیف‌ها و ستون‌ها:

1. روی فیلد موردنظر در پنجره PivotTable Field List کلیک کنید و آن را به بخش Rows یا Columns بکشید.
2. داده‌های جدول محوری به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌شوند و شما می‌توانید گروه‌بندی داده‌ها را مشاهده کنید.

ب) تنظیمات مقادیر

برای تنظیم مقادیر در جدول محوری:

1. فیلدی که نیاز به محاسبه دارد (مثل فروش یا تعداد محصولات) را به بخش Values بکشید.
2. به‌طور پیش‌فرض، اکسل معمولاً مجموع داده‌ها را نمایش می‌دهد. اگر بخواهید نوع محاسبه تغییر کند (مثل میانگین، حداقل یا حداکثر)، می‌توانید روی مقدار در بخش Values راست‌کلیک کرده و گزینه Value Field Settings را انتخاب کنید.
3. در پنجره بازشده، نوع محاسبه (مثل Sum, Average, Count, Max, Min) را انتخاب کنید.

ج) فیلتر کردن داده‌ها

برای فیلتر کردن داده‌ها:

1. فیلدی را که می‌خواهید به‌عنوان فیلتر استفاده کنید به بخش Filters بکشید.
2. پس از اضافه کردن فیلتر، شما می‌توانید از فیلترهای ایجاد شده برای محدود کردن داده‌های جدول محوری استفاده کنید.

 

۴. تنظیمات اضافی جدول محوری

الف) تغییر ترتیب داده‌ها

شما می‌توانید ترتیب ردیف‌ها یا ستون‌ها را تغییر دهید:

1. برای تغییر ترتیب ردیف‌ها یا ستون‌ها، روی نام فیلد موردنظر کلیک کرده و آن را به جای دیگری بکشید.
2. با این کار ترتیب داده‌ها به‌طور خودکار تغییر می‌کند.

ب) گروهبندی داده‌ها

در صورتی که داده‌های شما دارای تاریخ یا مقادیر عددی باشند، می‌توانید آن‌ها را گروه‌بندی کنید:

1. روی یکی از مقادیر تاریخ یا عددی در جدول محوری راست‌کلیک کنید.
2. گزینه Group را انتخاب کنید.
3. می‌توانید داده‌ها را بر اساس ماه، سال، هفته یا رنج‌های عددی گروه‌بندی کنید.

ج) فرمت‌دهی جدول محوری

برای فرمت‌دهی به جدول محوری و نمایش بهتر داده‌ها:

1. در تب Design، می‌توانید از گزینه‌های موجود برای انتخاب استایل‌های مختلف برای جدول محوری استفاده کنید.
2. همچنین می‌توانید برای تنظیم ظاهر هر بخش از جدول، از گزینه‌های Report Layout یا Subtotals استفاده کنید.

 

۵. بروزرسانی و تغییر جدول محوری

جدول محوری به‌طور خودکار از داده‌های جدید موجود در منبع داده‌های شما به‌روزرسانی نمی‌شود. برای به‌روزرسانی جدول محوری:

1. روی جدول محوری کلیک کنید.
2. به تب Analyze بروید و روی Refresh کلیک کنید.

این عمل به‌طور خودکار داده‌های جدید را در جدول محوری بارگذاری می‌کند.

 

۶. حذف جدول محوری

برای حذف یک جدول محوری:

1. روی جدول محوری کلیک کنید.
2. به تب Analyze بروید و گزینه Clear را انتخاب کنید.

این کار جدول محوری را حذف می‌کند و داده‌ها به حالت اولیه برمی‌گردند.

 

جمع‌بندی

• جدول محوری (Pivot Table) ابزاری است که به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را به‌طور مؤثر و کارآمد تجزیه و تحلیل کنید.
• برای ایجاد جدول محوری، ابتدا باید داده‌ها را انتخاب کرده و سپس با استفاده از پنجره PivotTable Field List، داده‌ها را به بخش‌های مختلف جدول محوری اضافه کنید.
• با استفاده از فیلترها، گروه‌بندی‌ها، و محاسبات مختلف، می‌توانید تحلیل‌های پیچیده‌ای انجام دهید و داده‌ها را به‌طور دقیق‌تر نمایش دهید.
• با قابلیت‌های مختلف در تب Design و Analyze، می‌توانید ظاهر و تنظیمات جدول محوری را به‌دلخواه خود تغییر دهید.