استفاده از Data Validation در اکسل

تابع Data Validation در اکسل به شما این امکان را می‌دهد که محدودیت‌هایی برای داده‌هایی که در سلول‌ها وارد می‌شود، تعیین کنید. این ویژگی به‌خصوص زمانی مفید است که بخواهید از وارد شدن داده‌های اشتباه یا خارج از محدوده جلوگیری کنید. با استفاده از Data Validation می‌توانید اطمینان حاصل کنید که داده‌ها با قواعد خاصی مطابقت دارند.

 

۱. تنظیمات اولیه Data Validation

برای استفاده از Data Validation در اکسل، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. انتخاب سلول‌ها: ابتدا سلول‌هایی را که می‌خواهید برای آن‌ها محدودیت تعیین کنید، انتخاب کنید.
2. فعال‌سازی Data Validation:
   • به تب Data بروید.
   • در گروه Data Tools، روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
3. تنظیم شرایط Validation:
   • پنجره Data Validation باز می‌شود که در آن می‌توانید تنظیمات مختلف را انجام دهید.

 

۲. انواع محدودیت‌های Data Validation

در پنجره Data Validation، گزینه‌های مختلفی برای تعیین نوع داده‌ها وجود دارد. این گزینه‌ها به شما کمک می‌کنند تا به راحتی برای داده‌های ورودی محدودیت‌های مختلف ایجاد کنید.

الف) محدودیت‌های عددی (Number)

با استفاده از این گزینه می‌توانید محدودیت‌هایی برای وارد کردن اعداد تعیین کنید. برای مثال، می‌توانید مشخص کنید که تنها اعداد بین 1 و 100 مجاز هستند.

• در تب Settings، در قسمت Allow، گزینه Whole Number یا Decimal را انتخاب کنید.
• سپس می‌توانید محدودیت‌هایی مثل Greater than, Less than, Between یا Equal to را انتخاب کرده و مقادیر مناسب را وارد کنید.

ب) محدودیت‌های متنی (Text Length)

اگر بخواهید محدودیتی برای طول متن وارد شده در یک سلول ایجاد کنید (برای مثال، فقط 10 کاراکتر مجاز است)، می‌توانید از این گزینه استفاده کنید.

• در تب Settings، در قسمت Allow، گزینه Text Length را انتخاب کنید.
• سپس محدودیت‌هایی مانند Less than, Greater than, Equal to, یا Between را تنظیم کنید.

ج) محدودیت‌های تاریخ (Date)

این گزینه برای وارد کردن تاریخ‌ها استفاده می‌شود. شما می‌توانید مشخص کنید که فقط تاریخ‌های خاص یا محدوده‌ای از تاریخ‌ها مجاز باشد.

• در تب Settings، در قسمت Allow، گزینه Date را انتخاب کنید.
• سپس می‌توانید محدودیت‌هایی مانند Between, Before, After یا Equal to را انتخاب کرده و تاریخ مورد نظر را وارد کنید.

د) محدودیت‌های لیست (List)

این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که یک لیست از مقادیر خاص را برای انتخاب وارد کنید. این لیست می‌تواند شامل مقادیر متنی یا عددی باشد.

• در تب Settings، در قسمت Allow، گزینه List را انتخاب کنید.
• در قسمت Source، مقادیر مجاز را وارد کنید. این مقادیر می‌توانند به‌طور مستقیم در پنجره وارد شوند یا می‌توانید از یک محدوده سلولی که شامل مقادیر است، استفاده کنید.

ه) محدودیت‌های سفارشی (Custom)

اگر بخواهید محدودیت‌هایی بر اساس یک فرمول خاص ایجاد کنید، می‌توانید از گزینه Custom استفاده کنید. این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که قواعد پیچیده‌تری را برای داده‌های ورودی خود ایجاد کنید.

• در تب Settings، در قسمت Allow، گزینه Custom را انتخاب کنید.
• سپس فرمول مورد نظر خود را در قسمت Formula وارد کنید. این فرمول باید به‌طور منطقی شرط‌های مورد نظر شما را بررسی کند.

 

۳. نمایش پیام خطا یا پیام ورودی

برای اینکه به کاربران هنگام وارد کردن داده‌ها راهنمایی بدهید یا در صورت وارد کردن داده اشتباه پیامی نمایش دهید، می‌توانید از گزینه‌های Input Message و Error Alert استفاده کنید.

الف) پیام ورودی (Input Message)

با استفاده از این گزینه، می‌توانید یک پیام راهنمایی برای کاربر هنگام انتخاب سلول نمایش دهید تا بداند که چه نوع داده‌ای باید وارد کند.

• در پنجره Data Validation، به تب Input Message بروید.
• گزینه Show input message when cell is selected را فعال کنید.
• عنوان و پیام راهنمایی مورد نظر را وارد کنید.

ب) پیام خطا (Error Alert)

اگر کاربر داده‌ای را وارد کند که با شرایط تعیین شده مطابقت نداشته باشد، می‌توانید یک پیام خطا نمایش دهید.

• در پنجره Data Validation، به تب Error Alert بروید.
• گزینه Show error alert after invalid data is entered را فعال کنید.
• عنوان و پیام خطا را وارد کنید. همچنین می‌توانید نوع پیام خطا را از گزینه‌های Stop, Warning یا Information انتخاب کنید.
  • Stop: کاربر نمی‌تواند داده نادرست را وارد کند.
  • Warning: کاربر می‌تواند داده نادرست را وارد کند اما با هشدار مواجه می‌شود.
  • Information: کاربر می‌تواند داده نادرست را وارد کند و فقط پیام اطلاع‌رسانی نمایش داده می‌شود.

 

۴. کپی کردن و استفاده از Data Validation در سلول‌های دیگر

اگر بخواهید محدودیت‌های Data Validation را از یک سلول به سلول‌های دیگر کپی کنید، می‌توانید از گزینه Format Painter استفاده کنید.

• ابتدا سلولی که تنظیمات Data Validation بر روی آن اعمال شده را انتخاب کنید.
• سپس به تب Home بروید و روی Format Painter کلیک کنید.
• پس از آن، سلول‌های مقصد را انتخاب کنید تا تنظیمات Data Validation کپی شوند.

 

۵. حذف Data Validation

اگر بخواهید محدودیت‌های Data Validation را از یک سلول یا مجموعه‌ای از سلول‌ها حذف کنید، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. سلول‌هایی که محدودیت داده دارند را انتخاب کنید.
2. به تب Data بروید.
3. در گروه Data Tools، روی Data Validation کلیک کنید.
4. در پنجره Data Validation، روی Clear All کلیک کنید تا تمام تنظیمات پاک شوند.

 

جمع‌بندی استفاده از Data Validation:

• Data Validation ابزاری برای اعمال محدودیت‌های ورودی داده‌ها در سلول‌ها است که به شما کمک می‌کند از وارد شدن داده‌های اشتباه یا غیرمجاز جلوگیری کنید.
• شما می‌توانید انواع مختلفی از محدودیت‌ها از جمله محدودیت‌های عددی، متنی، تاریخ، لیستی و سفارشی را برای سلول‌ها تعیین کنید.
• همچنین می‌توانید پیام‌های راهنما و خطا برای کمک به کاربران در وارد کردن داده‌های صحیح اضافه کنید.
• این ابزار می‌تواند به‌طور قابل توجهی دقت و صحت داده‌ها در جداول اکسل را افزایش دهد.