مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها در اکسل

یکی از ویژگی‌های مهم و کاربردی نرم‌افزار اکسل، امکان مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها است. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات را به‌راحتی تجزیه و تحلیل کنید و فقط داده‌های مورد نظر خود را مشاهده کنید. در این بخش، با روش‌های مختلف مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها آشنا خواهید شد.

 

۱. مرتب‌سازی داده‌ها در اکسل

مرتب‌سازی داده‌ها به شما کمک می‌کند تا اطلاعات موجود در یک جدول را بر اساس ترتیب خاصی (مثل ترتیب صعودی یا نزولی) تنظیم کنید. این کار به خصوص زمانی مفید است که بخواهید اطلاعات را بر اساس تاریخ، عدد یا حروف به ترتیب خاصی نمایش دهید.

مرتب‌سازی داده‌ها به ترتیب صعودی و نزولی:

برای مرتب‌سازی داده‌ها به‌صورت صعودی (از کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین) یا نزولی (از بزرگ‌ترین به کوچک‌ترین) در اکسل، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. انتخاب داده‌ها: ابتدا محدوده‌ای از داده‌ها را که می‌خواهید مرتب‌سازی کنید، انتخاب کنید. این محدوده می‌تواند شامل یک یا چند ستون باشد.

2. استفاده از ابزار مرتب‌سازی:

   • به تب Data بروید.
   • در گروه Sort & Filter، روی دکمه Sort A to Z (برای مرتب‌سازی صعودی) یا Sort Z to A (برای مرتب‌سازی نزولی) کلیک کنید.

3. تنظیمات پیشرفته مرتب‌سازی: اگر نیاز به مرتب‌سازی بر اساس چندین ستون یا ترتیب‌های خاص دارید، می‌توانید از گزینه Sort استفاده کنید:

   • روی دکمه Sort در گروه Sort & Filter کلیک کنید.
   • در پنجره Sort، ستونی که می‌خواهید مرتب‌سازی کنید را انتخاب کرده و ترتیب مورد نظر (صعودی یا نزولی) را مشخص کنید.
   • اگر نیاز به مرتب‌سازی بر اساس چندین ستون دارید، می‌توانید گزینه Add Level را برای اضافه کردن ستون‌های اضافی انتخاب کنید.

مثال‌ها:

• برای مرتب‌سازی اعداد در ستون A از کوچک‌ترین به بزرگ‌ترین:
  • ابتدا ستون A را انتخاب کنید.
  • روی Sort A to Z کلیک کنید.
• برای مرتب‌سازی تاریخ‌ها در ستون B از قدیمی‌ترین به جدیدترین:
  • ستون B را انتخاب کرده و روی Sort Oldest to Newest کلیک کنید.

توضیحات:

• اکسل به‌طور خودکار هنگام مرتب‌سازی، سطرهای مربوط به هر داده را همراه با داده‌ها جابه‌جا می‌کند تا ترتیب ردیف‌ها حفظ شود.
• در صورتی که داده‌ها به‌طور خاصی مرتب شده‌اند (مثل تاریخ‌ها یا اعداد)، اکسل می‌تواند آن‌ها را به درستی تشخیص دهد.

 

۲. فیلتر کردن داده‌ها در اکسل

فیلتر کردن داده‌ها به شما این امکان را می‌دهد که تنها بخشی از داده‌ها را که با معیارهای خاصی مطابقت دارند مشاهده کنید. این ابزار به‌خصوص زمانی مفید است که با مجموعه‌های بزرگ داده کار می‌کنید و می‌خواهید تنها اطلاعات مرتبط را ببینید.

استفاده از فیلتر برای داده‌ها:

1. انتخاب داده‌ها: ابتدا سلول‌های داده‌ای که می‌خواهید فیلتر کنید را انتخاب کنید. معمولاً بهتر است که عنوان ستون‌ها نیز انتخاب شود.

2. فعال کردن فیلتر:

   • به تب Data بروید.
   • در گروه Sort & Filter، روی دکمه Filter کلیک کنید. پس از فعال شدن فیلتر، در کنار هر عنوان ستون یک پیکان کوچک ظاهر می‌شود.

3. اعمال فیلتر:

   • روی پیکان کوچک کنار عنوان ستون کلیک کنید.
   • از منوی کشویی که ظاهر می‌شود، می‌توانید فیلترهای مختلفی مانند گزینه‌های عددی، گزینه‌های متنی، یا گزینه‌های تاریخ را انتخاب کنید.
   • برای فیلتر کردن داده‌ها، می‌توانید از گزینه‌های Text Filters (برای متنی) یا Number Filters (برای عددی) استفاده کنید.

فیلتر کردن بر اساس شرایط خاص:

• برای فیلتر کردن داده‌ها به‌طور دقیق‌تر، می‌توانید از Custom Filters استفاده کنید.
  • روی پیکان کنار عنوان ستون کلیک کنید.
  • از گزینه Text Filters یا Number Filters گزینه مناسب را انتخاب کنید.
  • در پنجره باز شده، شرایط خاصی مانند بزرگ‌تر از، کوچک‌تر از، مساوی با و ... را وارد کنید.

مثال‌ها:

• فیلتر بر اساس عدد: اگر بخواهید تنها مقادیر بزرگ‌تر از 50 را در ستون A مشاهده کنید:
  • روی پیکان ستون A کلیک کنید.
  • گزینه Number Filters را انتخاب کرده و Greater Than را وارد کنید و مقدار 50 را وارد کنید.
• فیلتر بر اساس تاریخ: اگر بخواهید تنها داده‌های تاریخ‌گذاری شده بعد از 1 ژانویه 2020 را مشاهده کنید:
  • روی پیکان ستون تاریخ کلیک کنید.
  • گزینه Date Filters را انتخاب کرده و After را انتخاب کرده و تاریخ مورد نظر را وارد کنید.

توضیحات:

• فیلتر کردن داده‌ها فقط نمایش داده‌ها را محدود می‌کند و داده‌ها را حذف نمی‌کند.
• می‌توانید چندین فیلتر را همزمان اعمال کنید تا داده‌های خاص‌تری مشاهده کنید.
• برای حذف فیلتر از دکمه Clear در منوی فیلتر استفاده کنید.

 

۳. فیلتر پیشرفته (Advanced Filter)

فیلتر پیشرفته به شما این امکان را می‌دهد که فیلترهای پیچیده‌تری را با استفاده از شرایط خاص بر روی داده‌ها اعمال کنید. برای استفاده از فیلتر پیشرفته، باید از جداول خاصی برای تعیین شرایط فیلتر استفاده کنید.

مراحل فیلتر پیشرفته:

1. ابتدا باید یک محدوده برای شرایط فیلتر ایجاد کنید. این شامل ستون‌هایی می‌شود که می‌خواهید فیلتر بر اساس آن‌ها اعمال شود.
2. به تب Data بروید و از بخش Sort & Filter، گزینه Advanced را انتخاب کنید.
3. در پنجره باز شده، محدوده داده‌ها و محدوده شرایط فیلتر را وارد کنید.
4. انتخاب کنید که آیا می‌خواهید فیلتر بر روی همان داده‌ها اعمال شود یا در محدوده جدید نتایج را مشاهده کنید.

 

جمع‌بندی مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها:

• مرتب‌سازی داده‌ها: برای تغییر ترتیب داده‌ها به ترتیب صعودی یا نزولی بر اساس معیارهای خاص.
• فیلتر کردن داده‌ها: برای نمایش داده‌ها بر اساس معیارهای خاص و پنهان کردن داده‌های غیرمرتبط.
• فیلتر پیشرفته: برای اعمال فیلترهای پیچیده‌تر بر روی داده‌ها.

این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها را به شکلی مؤثر و بهینه مدیریت کنید و تجزیه و تحلیل‌های دقیق‌تری انجام دهید.