تنظیمات چاپ و خروجی گرفتن از ارائه در پاورپوینت
پاورپوینت ابزارهایی را برای تنظیمات چاپ ارائه شما فراهم می‌آورد تا بتوانید به راحتی اسلایدها را برای چاپ یا ذخیره‌سازی به‌صورت فایل‌های مختلف آماده کنید. این تنظیمات به شما این امکان را می‌دهند که اسلایدهای خود را به شیوه‌ای بهینه برای چاپ آماده کنید و از امکانات خروجی گرفتن برای نیازهای مختلف استفاده کنید.
1. تنظیمات چاپ در پاورپوینت
الف) دسترسی به تنظیمات چاپ
برای چاپ یک ارائه در پاورپوینت، مراحل زیر را دنبال کنید:
- به تب File بروید.
- گزینه Print را انتخاب کنید تا وارد بخش تنظیمات چاپ شوید.
در این بخش، شما می‌توانید تنظیمات مختلفی را برای چاپ اسلایدها انجام دهید.
ب) انتخاب چاپگر
در قسمت Printer، از فهرست کشویی می‌توانید چاپگری که می‌خواهید از آن برای چاپ استفاده کنید، انتخاب کنید. این گزینه به شما امکان می‌دهد که برای چاپ از چاپگرهای متصل به سیستم خود استفاده کنید.
پ) تعداد اسلاید در هر صفحه
پاورپوینت به شما این امکان را می‌دهد که اسلایدها را به‌طور مختلف در یک صفحه چاپ کنید. برای تنظیم این گزینه:
- در قسمت Print Layout، از منوی کشویی انتخاب کنید که هر صفحه باید چند اسلاید را نمایش دهد.
- Full Page Slides: هر اسلاید در یک صفحه چاپ می‌شود.
- Handouts: اسلایدها در چندین صفحه قرار می‌گیرند (1، 2، 3، 4 یا 6 اسلاید در هر صفحه).
- Notes Pages: هر اسلاید با یادداشت‌های خود در یک صفحه چاپ می‌شود.
- Outline: فقط متن اسلایدها چاپ می‌شود.
ت) انتخاب اسلایدهای مورد نظر برای چاپ
شما می‌توانید انتخاب کنید که تمام اسلایدها چاپ شوند یا فقط اسلایدهای خاصی را انتخاب کنید. برای این کار:
- در قسمت Slides, گزینه All Slides را انتخاب کنید تا تمام اسلایدها چاپ شوند.
- در صورت نیاز، می‌توانید اسلایدهای خاص را با وارد کردن شماره اسلایدها (مثلاً 1, 3, 5) یا یک بازه از اسلایدها (مثلاً 1-5) انتخاب کنید.
ث) تنظیمات اضافی چاپ
در بخش Print Setup، شما می‌توانید تنظیمات بیشتری برای کنترل چاپ، مانند اندازه کاغذ، جهت‌گیری (Landscape یا Portrait) و کیفیت چاپ (High یا Normal) انجام دهید.
ج) چاپ با رنگ یا سیاه و سفید
در قسمت Color, شما می‌توانید انتخاب کنید که اسلایدها با رنگ یا به‌صورت سیاه و سفید چاپ شوند.
2. خروجی گرفتن از ارائه به فرمت‌های مختلف
پاورپوینت این امکان را به شما می‌دهد که علاوه بر چاپ، از ارائه خود خروجی گرفته و آن را در فرمت‌های مختلف ذخیره کنید.
الف) ذخیره به فرمت PDF
اگر می‌خواهید یک نسخه از ارائه را برای اشتراک‌گذاری یا آرشیو به‌صورت غیرقابل ویرایش ذخیره کنید، می‌توانید آن را به فرمت PDF تبدیل کنید.
- به تب File بروید.
- گزینه Export را انتخاب کنید.
- گزینه Create PDF/XPS Document را انتخاب کنید.
- در پنجره بازشده، محل ذخیره فایل PDF را انتخاب کرده و روی Publish کلیک کنید.
ب) ذخیره به فرمت XPS
فرمت XPS مشابه PDF است و یک استاندارد برای ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت غیرقابل ویرایش محسوب می‌شود. برای ذخیره به این فرمت:
- به تب File بروید.
- گزینه Export را انتخاب کنید.
- گزینه Create XPS Document را انتخاب کرده و سپس فایل را ذخیره کنید.
پ) خروجی گرفتن به فرمت تصویر (JPG, PNG)
برای تبدیل اسلایدها به تصاویر و ذخیره آن‌ها به‌طور جداگانه:
- به تب File بروید.
- گزینه Save As را انتخاب کنید.
- در قسمت Save as type، گزینه JPEG یا PNG را انتخاب کنید.
- هنگام ذخیره، پاورپوینت از شما می‌پرسد که آیا می‌خواهید فقط اسلاید جاری یا همه اسلایدها را ذخیره کنید.
ت) ذخیره به ویدیو (MP4, WMV)
اگر می‌خواهید ارائه خود را به یک فایل ویدیویی تبدیل کنید:
- به تب File بروید.
- گزینه Export را انتخاب کنید.
- گزینه Create a Video را انتخاب کنید.
- در اینجا می‌توانید کیفیت ویدیو، زمان‌بندی اسلایدها و انیمیشن‌ها را تنظیم کنید.
- سپس روی Create Video کلیک کرده و فایل ویدیویی را ذخیره کنید.
3. پیش‌نمایش چاپ
قبل از چاپ یا خروجی گرفتن از ارائه، می‌توانید پیش‌نمایشی از آن مشاهده کنید تا مطمئن شوید که همه‌چیز به درستی تنظیم شده است:
- در پنجره Print, روی Preview کلیک کنید.
- این امکان به شما می‌دهد که ببینید اسلایدها چگونه در صفحه چاپ خواهند شد و می‌توانید تنظیمات را قبل از چاپ یا ذخیره تغییر دهید.
نتیجه‌گیری
تنظیمات چاپ و خروجی گرفتن از ارائه در پاورپوینت به شما این امکان را می‌دهند که اسلایدهای خود را به روش‌های مختلفی آماده کرده و آن‌ها را به‌طور حرفه‌ای برای چاپ یا اشتراک‌گذاری ذخیره کنید. بسته به نیاز خود، می‌توانید اسلایدها را به فرمت‌هایی مانند PDF، تصویر، ویدیو یا XPS تبدیل کرده و آن‌ها را به شیوه‌ای که می‌خواهید ارائه دهید.
