ایجاد و مدیریت کوئری‌ها در Microsoft Access

در Microsoft Access، کوئری‌ها (Queries) ابزارهایی هستند که به شما این امکان را می‌دهند که داده‌ها را از جداول مختلف انتخاب، فیلتر، به‌روزرسانی، حذف یا وارد کنید. کوئری‌ها به‌طور گسترده در جستجو، تحلیل داده‌ها، و تولید گزارش‌ها استفاده می‌شوند. در اینجا به نحوه ایجاد و مدیریت کوئری‌ها می‌پردازیم.

 

1. انواع کوئری‌ها در Access

قبل از شروع به ایجاد کوئری‌ها، لازم است با انواع مختلف کوئری‌ها آشنا شویم. در Access، می‌توان انواع مختلفی از کوئری‌ها را ایجاد کرد:

الف) کوئری انتخاب (Select Query)

• تعریف: کوئری انتخابی برای جستجو و نمایش داده‌ها از جداول یا کوئری‌های دیگر به کار می‌رود. این کوئری‌ها بیشترین استفاده را دارند و می‌توانند برای فیلتر کردن، مرتب‌سازی، و انتخاب داده‌ها مورد استفاده قرار گیرند.
• کاربرد: جستجو و نمایش داده‌ها از جداول مختلف.

ب) کوئری به‌روزرسانی (Update Query)

• تعریف: این نوع کوئری برای به‌روزرسانی داده‌ها در جداول استفاده می‌شود. با استفاده از این کوئری می‌توان مقادیر موجود در فیلدها را تغییر داد.
• کاربرد: تغییر مقادیر موجود در فیلدها یا محاسبه مقادیر جدید.

پ) کوئری الحاق (Append Query)

• تعریف: کوئری الحاق برای افزودن داده‌ها از یک جدول به جدول دیگر استفاده می‌شود.
• کاربرد: اضافه کردن داده‌های جدید به جدول‌ها بدون حذف یا تغییر داده‌های موجود.

ت) کوئری حذف (Delete Query)

• تعریف: این نوع کوئری برای حذف رکوردها از یک جدول استفاده می‌شود.
• کاربرد: حذف داده‌های خاص یا رکوردهای غیرضروری از جداول.

ث) کوئری محاسبه (Crosstab Query)

• تعریف: این نوع کوئری برای تحلیل داده‌ها به صورت جدول محوری یا Cross-tabulation استفاده می‌شود.
• کاربرد: تبدیل داده‌ها به صورت جداول محوری برای تحلیل‌های آماری یا گزارش‌گیری.

ج) کوئری ایجاد جدول (Make Table Query)

• تعریف: این کوئری برای ایجاد جدول جدید بر اساس داده‌های موجود در یک یا چند جدول استفاده می‌شود.
• کاربرد: ایجاد جداول جدید با داده‌های منتخب.

 

2. نحوه ایجاد یک کوئری انتخاب (Select Query)

گام اول: وارد کردن نمای طراحی کوئری (Query Design View)

1. در تب Create، روی گزینه Query Design کلیک کنید.
2. پنجره‌ای باز می‌شود که از شما می‌خواهد که جداول یا کوئری‌هایی که می‌خواهید داده‌ها را از آن‌ها استخراج کنید، انتخاب کنید.
3. جداول مورد نظر را انتخاب کرده و Add کنید، سپس Close را بزنید.

گام دوم: انتخاب فیلدها

1. پس از باز شدن نمای طراحی، در قسمت Field، فیلدهایی که می‌خواهید در نتیجه کوئری نمایش داده شوند، را انتخاب کنید.
2. می‌توانید از فیلدهای موجود در جداول مختلف استفاده کنید. برای این کار کافی است نام جدول یا کوئری مربوطه را در قسمت Show Table انتخاب کنید.

گام سوم: فیلتر کردن داده‌ها (اختیاری)

1. برای فیلتر کردن داده‌ها می‌توانید از قسمت Criteria استفاده کنید.
2. مثلاً اگر بخواهید فقط رکوردهایی که در آن‌ها مقدار Age بزرگتر از 30 باشد، نمایش داده شوند، در قسمت Criteria زیر فیلد Age بنویسید:
   >30.

گام چهارم: مرتب‌سازی داده‌ها (اختیاری)

1. برای مرتب‌سازی داده‌ها، در قسمت Sort می‌توانید نوع مرتب‌سازی (صعودی یا نزولی) را مشخص کنید.
2. به‌عنوان مثال، برای مرتب‌سازی داده‌ها بر اساس فیلد Name به ترتیب نزولی، می‌توانید در قسمت Sort در ستون مربوط به Name گزینه Descending را انتخاب کنید.

گام پنجم: اجرای کوئری

1. پس از انتخاب فیلدها و اعمال فیلترها و مرتب‌سازی، روی دکمه Run (فلش قرمز رنگ) در نوار ابزار کلیک کنید.
2. نتیجه کوئری نمایش داده می‌شود.

گام ششم: ذخیره کوئری

1. پس از مشاهده نتایج، برای ذخیره کوئری، روی Save کلیک کنید.
2. نامی برای کوئری انتخاب کرده و OK کنید.

 

3. نحوه ایجاد سایر انواع کوئری‌ها

الف) کوئری به‌روزرسانی (Update Query)

1. برای ایجاد یک کوئری به‌روزرسانی، ابتدا در نمای Query Design، گزینه Update را از نوار ابزار انتخاب کنید.
2. سپس در بخش Update To، مقدار جدیدی که می‌خواهید در فیلدها قرار دهید، وارد کنید.
3. این کوئری می‌تواند برای به‌روزرسانی مقادیر مختلف در فیلدهای خاص مورد استفاده قرار گیرد.

ب) کوئری الحاق (Append Query)

1. برای ایجاد یک کوئری الحاق، در نمای Query Design، گزینه Append را از نوار ابزار انتخاب کنید.
2. سپس فیلدهایی که می‌خواهید از یک جدول به جدول دیگر اضافه کنید را انتخاب کرده و Table Name جدول مقصد را مشخص کنید.
3. پس از تنظیم فیلدها، روی Run کلیک کنید تا داده‌ها اضافه شوند.

پ) کوئری حذف (Delete Query)

1. برای ایجاد یک کوئری حذف، گزینه Delete را از نوار ابزار انتخاب کنید.
2. سپس فیلدهایی که می‌خواهید رکوردهایشان حذف شوند، انتخاب کنید.
3. در بخش Criteria می‌توانید شرایط حذف رکوردها را مشخص کنید.

ت) کوئری ایجاد جدول (Make Table Query)

1. برای ایجاد یک کوئری ایجاد جدول، گزینه Make Table را از نوار ابزار انتخاب کنید.
2. سپس نام جدول جدیدی که می‌خواهید ایجاد کنید را وارد کرده و فیلدهایی که می‌خواهید در جدول جدید قرار گیرند، انتخاب کنید.

 

4. مدیریت کوئری‌ها

الف) ویرایش کوئری‌ها

• برای ویرایش یک کوئری، کافی است روی آن راست‌کلیک کرده و گزینه Design View را انتخاب کنید. سپس تغییرات لازم را اعمال کنید.

ب) حذف کوئری‌ها

• برای حذف یک کوئری، کافی است روی آن راست‌کلیک کرده و گزینه Delete را انتخاب کنید.

پ) اجرای کوئری‌ها به‌طور خودکار

• می‌توانید کوئری‌ها را به‌طور خودکار اجرا کنید یا آن‌ها را به یک فرم (Form) یا گزارش (Report) مرتبط کنید تا عملکردهای پیچیده‌تری انجام دهید.

 

نتیجه‌گیری

کوئری‌ها در Microsoft Access ابزارهای بسیار قدرتمندی هستند که برای جستجو، فیلتر، تحلیل داده‌ها و مدیریت اطلاعات استفاده می‌شوند. با استفاده از کوئری‌ها می‌توانید داده‌ها را به‌طور دقیق‌تر و سریع‌تر از جداول مختلف استخراج کنید و آن‌ها را به‌طور موثر مدیریت کنید.