ایجاد فرم‌ها در Microsoft Access
فرم‌ها در Microsoft Access یکی از مهم‌ترین ابزارها برای ورود داده‌ها و نمایش داده‌ها هستند. فرم‌ها به شما این امکان را می‌دهند که داده‌ها را به‌صورت گرافیکی وارد کرده یا نمایش دهید و با طراحی‌های مختلف، رابط کاربری مناسبی برای کاربران ایجاد کنید. در اینجا نحوه ایجاد فرم‌ها و انواع مختلف آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.
1. تعریف فرم (Form)
فرم‌ها در Access برای نمایش و وارد کردن داده‌ها به‌صورت گرافیکی طراحی شده‌اند. فرم‌ها معمولاً برای ورود اطلاعات جدید، ویرایش رکوردهای موجود، و نمایش داده‌ها استفاده می‌شوند.
2. مراحل ایجاد فرم جدید
الف) استفاده از ابزار طراحی فرم (Form Design)
- باز کردن Microsoft Access و وارد شدن به پایگاه داده مورد نظر.
- در منوی Create، روی Form Design کلیک کنید تا یک فرم جدید به‌صورت خالی باز شود.
- با استفاده از طراحی فرم، می‌توانید فیلدهای مورد نظر خود را از جداول یا کوئری‌ها به فرم اضافه کنید.
- پس از ایجاد فرم، می‌توانید با استفاده از ابزارهای موجود در نوار طراحی، ویجت‌ها مانند Text Box (جعبه متنی)، Combo Box (لیست کشویی)، Buttons (دکمه‌ها)، و Labels (برچسب‌ها) را به فرم اضافه کنید.
ب) استفاده از ابزار فرم‌ساز خودکار (AutoForm)
- در نوار ابزار Create، روی Form کلیک کنید. Access به‌طور خودکار یک فرم برای شما بر اساس جدول یا کوئری انتخابی ایجاد می‌کند.
- Access تمامی فیلدهای جدول یا کوئری انتخابی را به‌طور خودکار در فرم قرار می‌دهد.
- پس از ایجاد فرم، می‌توانید آن را به‌دلخواه سفارشی‌سازی کنید.
پ) استفاده از فرم با ویزارد (Form Wizard)
- در نوار Create، روی Form Wizard کلیک کنید.
- در پنجره Form Wizard، جدول یا کوئری‌ای که می‌خواهید برای فرم استفاده کنید، انتخاب کنید.
- فیلدهای مورد نظر را انتخاب کرده و سپس فرم را به‌طور خودکار طراحی کنید.
- پس از طراحی، فرم قابل ویرایش است و می‌توانید طرح آن را تغییر دهید.
3. اجزای فرم‌ها
الف) جعبه متنی (Text Box)
- تعریف: جعبه متنی یکی از مهم‌ترین اجزای فرم‌ها است که برای نمایش یا وارد کردن مقادیر داده‌ای استفاده می‌شود.
- استفاده: برای وارد کردن متن یا اعداد استفاده می‌شود.
ب) لیست کشویی (Combo Box)
- تعریف: لیست کشویی به شما این امکان را می‌دهد که از یک لیست از گزینه‌های موجود انتخاب کنید.
- استفاده: برای انتخاب یک مقدار از یک مجموعه از گزینه‌ها (مانند انتخاب یک کشور یا وضعیت سفارش).
پ) دکمه (Button)
- تعریف: دکمه‌ها برای انجام یک عملیات خاص (مانند ذخیره، حذف، جستجو) در فرم استفاده می‌شوند.
- استفاده: می‌توانید دکمه‌ها را با VBA (Visual Basic for Applications) یا ماکروها برای انجام کارهای خاص برنامه‌نویسی کنید.
ت) برچسب (Label)
- تعریف: برچسب‌ها برای نمایش اطلاعات متنی ثابت در فرم استفاده می‌شوند.
- استفاده: به‌عنوان مثال، می‌توانید برای نام هر فیلد یک برچسب ایجاد کنید که به کاربر توضیح دهد که چه داده‌ای باید وارد شود.
ث) جعبه انتخابی (Check Box)
- تعریف: جعبه انتخابی برای وارد کردن گزینه‌های بله یا خیر یا انتخاب چندین گزینه از لیست استفاده می‌شود.
- استفاده: به‌عنوان مثال، برای فیلدهای «آیا تایید شده است؟» می‌توانید از جعبه انتخابی استفاده کنید.
4. سفارشی‌سازی فرم‌ها
الف) تنظیم ویژگی‌های فرم
- برای سفارشی‌سازی فرم، روی فرم کلیک راست کرده و گزینه Properties را انتخاب کنید.
- در پنجره Property Sheet، می‌توانید ویژگی‌های مختلف فرم را تغییر دهید، از جمله:
- اسم فرم
- Background color (رنگ پس‌زمینه)
- Gridlines (خطوط شبکه)
- Default View (نمای پیش‌فرض فرم): به‌عنوان مثال، می‌توانید فرم را به‌صورت Datasheet، Form، یا Split Form تنظیم کنید.
ب) طراحی فرم
- در نمای Design View، می‌توانید اجزای مختلف فرم را جابجا کرده و اندازه آن‌ها را تغییر دهید.
- با استفاده از Alignment Tools می‌توانید اجزا را به‌طور مرتب قرار دهید.
- همچنین می‌توانید Background فرم را تغییر دهید و از رنگ‌ها و تصاویر برای زیبا‌تر کردن فرم استفاده کنید.
پ) افزودن ماکروها و کد VBA
- برای اضافه کردن عملکردهای پیشرفته‌تر به فرم، می‌توانید از ماکروها یا VBA استفاده کنید.
- به‌عنوان مثال، می‌توانید یک دکمه برای ذخیره رکورد، حذف رکورد یا گزارش‌دهی بسازید.
5. انواع فرم‌ها
الف) فرم‌های تک رکورد (Single Form)
- تعریف: فرم‌های تک رکورد برای نمایش یک رکورد از داده‌ها در هر زمان استفاده می‌شوند. این نوع فرم برای وارد کردن یا ویرایش داده‌ها بسیار مناسب است.
ب) فرم‌های متعدد رکورد (Continuous Forms)
- تعریف: فرم‌های متعدد رکورد به شما این امکان را می‌دهند که چندین رکورد را در یک صفحه مشاهده کنید.
- استفاده: این نوع فرم‌ها معمولاً برای نمایش لیست‌ها یا گزارش‌ها استفاده می‌شوند.
پ) فرم‌های تقسیم (Split Forms)
- تعریف: فرم‌های تقسیم ترکیبی از فرم‌های تک رکورد و چند رکورد هستند. در این فرم‌ها، می‌توانید داده‌ها را به‌صورت تفکیک‌شده مشاهده کنید و در عین حال امکان وارد کردن یا ویرایش رکوردها را داشته باشید.
ت) فرم‌های جادوگر (Wizard Forms)
- تعریف: فرم‌هایی هستند که توسط فرم‌ساز جادوگر به‌طور خودکار طراحی می‌شوند و معمولاً سریع‌تر از سایر فرم‌ها ایجاد می‌شوند.
6. نتیجه‌گیری
فرم‌ها در Microsoft Access ابزارهای قدرتمندی برای ورود داده‌ها و نمایش داده‌ها هستند که به شما این امکان را می‌دهند تا داده‌ها را به‌صورت گرافیکی وارد کرده، ویرایش کنید و نمایش دهید. با استفاده از ابزارهای طراحی فرم مانند جعبه متنی، دکمه‌ها، لیست‌های کشویی، و ماکروها، می‌توانید فرم‌هایی بسازید که به‌طور مؤثر نیازهای کسب‌وکار شما را برآورده کنند.
