ایجاد جدول جدید و تعیین فیلدها در Microsoft Access
برای مدیریت داده‌ها در مایکروسافت اکسس (Microsoft Access)، ابتدا باید یک جدول (Table) ایجاد کنید که شامل فیلدها (Fields) باشد. در ادامه مراحل ایجاد جدول و تنظیم فیلدها را بررسی می‌کنیم.
1. ایجاد یک جدول جدید
✅ روش اول: ایجاد جدول در نمای Datasheet View (نمای صفحه‌گسترده)
- Access را باز کنید و یک پایگاه داده جدید (Blank Database) بسازید.
- از تب Create (ایجاد) گزینه Table (جدول) را انتخاب کنید.
- در نمای صفحه‌گسترده (Datasheet View)، به‌طور پیش‌فرض یک ستون به نام "ID" به‌عنوان کلید اصلی (Primary Key) ایجاد می‌شود.
- برای اضافه کردن فیلدهای جدید، روی ستون "Click to Add" کلیک کنید و نوع داده را انتخاب نمایید.
- پس از وارد کردن تمام فیلدها، جدول را از طریق File > Save ذخیره کنید و یک نام برای جدول انتخاب نمایید.
✅ روش دوم: ایجاد جدول در نمای Design View (نمای طراحی)
- از تب Create گزینه Table Design (طراحی جدول) را انتخاب کنید.
- در این نما، باید نام فیلدها و نوع داده آن‌ها را مشخص کنید.
- پس از وارد کردن تمام فیلدها، کلید اصلی را تعیین کنید و جدول را ذخیره نمایید.
2. تعیین فیلدها و انواع داده
هر جدول شامل فیلدها (Fields) است که اطلاعات را در قالب داده‌های خاص ذخیره می‌کنند. در زیر، برخی از مهم‌ترین انواع داده در Access را مشاهده می‌کنید:
| نام فیلد | نوع داده (Data Type) | توضیحات |
|---|---|---|
| ID | AutoNumber | شماره‌ی یکتای هر رکورد (کلید اصلی) |
| نام | Short Text | ذخیره‌ی حروف و اعداد تا 255 کاراکتر |
| نام خانوادگی | Short Text | حداکثر 255 کاراکتر |
| تاریخ تولد | Date/Time | ذخیره‌ی تاریخ و زمان |
| شماره تماس | Short Text | مناسب برای شماره‌تلفن (زیرا حاوی کاراکترهای خاص است) |
| حقوق | Currency | مقدار پولی و ارزی |
| ایمیل | Hyperlink | ذخیره لینک ایمیل یا سایت |
| وضعیت فعال | Yes/No | مقدار صحیح یا غلط (True/False) |
3. تعیین کلید اصلی (Primary Key)
کلید اصلی یک فیلد منحصربه‌فرد در جدول است که از ورود داده‌های تکراری جلوگیری می‌کند.
- معمولاً فیلد ID که از نوع AutoNumber است به‌عنوان کلید اصلی انتخاب می‌شود.
- برای تعیین کلید اصلی، در نمای طراحی (Design View) روی فیلد مورد نظر کلیک کنید و سپس از تب Design گزینه Primary Key را انتخاب کنید.
4. ذخیره جدول
پس از تنظیم فیلدها و تعیین کلید اصلی، روی File > Save کلیک کنید، یک نام مناسب برای جدول وارد کنید و تأیید کنید.
نتیجه‌گیری
ایجاد یک جدول در Access فرآیندی ساده است که شامل افزودن فیلدها، تعیین نوع داده و ذخیره جدول می‌شود. این جداول هسته اصلی پایگاه داده را تشکیل می‌دهند و اطلاعات را به شکلی سازمان‌یافته ذخیره می‌کنند.
