فیلتر کردن و مرتب‌سازی داده‌ها در Microsoft Access

در Microsoft Access، یکی از ابزارهای کلیدی برای کار با داده‌ها، فیلتر کردن (Filtering) و مرتب‌سازی (Sorting) داده‌ها است. این قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها را بر اساس شرایط خاصی نمایش داده و آن‌ها را به شکل دلخواه مرتب کنید. در اینجا به بررسی نحوه فیلتر کردن و مرتب‌سازی داده‌ها می‌پردازیم.

 

1. فیلتر کردن داده‌ها (Filtering Data)

فیلتر کردن داده‌ها به شما امکان می‌دهد تا تنها رکوردهایی که با شرایط خاصی مطابقت دارند را مشاهده کنید. این ویژگی به‌ویژه برای کار با داده‌های بزرگ و پیچیده مفید است.

الف) فیلتر کردن داده‌ها با استفاده از فیلدها

1. نمای جدول (Datasheet View): در نمای جدول، می‌توانید فیلترها را به راحتی اعمال کنید.
2. انتخاب فیلد برای فیلتر کردن: روی آیکون فیلتر (که در کنار هر فیلد در بالای جدول وجود دارد) کلیک کنید.
3. انتخاب شرایط فیلتر: یک منو باز می‌شود که می‌توانید از آن برای انتخاب شرایط مختلف استفاده کنید:
   • Equal to (مساوی): انتخاب رکوردهایی که برابر با مقداری خاص هستند.
   • Not Equal to (مخالف): انتخاب رکوردهایی که برابر با مقداری خاص نیستند.
   • Greater than (بزرگتر از): انتخاب رکوردهایی که بزرگتر از مقدار خاص هستند.
   • Less than (کوچکتر از): انتخاب رکوردهایی که کوچکتر از مقدار خاص هستند.
   • Between (بین): انتخاب رکوردهایی که در یک بازه خاص قرار دارند.
   • Like (شبیه): استفاده از الگو برای جستجو در داده‌ها (مثلاً برای جستجو در نام‌ها با حروف خاص).

ب) فیلتر کردن داده‌ها با استفاده از کوئری‌ها

1. برای فیلتر کردن داده‌ها در کوئری، از نمای Query Design استفاده کنید.
2. در قسمت Criteria، شرایط فیلتر را وارد کنید.
   • به‌عنوان مثال، اگر می‌خواهید فقط دانش‌آموزانی که سن آن‌ها بیشتر از 18 است را انتخاب کنید، در ستون Age بنویسید:
     >18.
3. پس از تنظیم شرایط، کوئری را اجرا کنید تا تنها رکوردهایی که شرایط را برآورده می‌کنند، نمایش داده شوند.

ج) فیلتر کردن داده‌ها در فرم‌ها (Forms)

1. اگر داده‌ها را در یک فرم مشاهده می‌کنید، می‌توانید از گزینه‌های فیلتر موجود در نوار ابزار فرم برای اعمال فیلتر استفاده کنید.
2. در فرم‌ها، می‌توانید فیلترهای پیچیده‌تری را بر اساس فیلدهای مختلف اعمال کنید.

 

2. مرتب‌سازی داده‌ها (Sorting Data)

مرتب‌سازی داده‌ها به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را بر اساس فیلدهای خاص ترتیب دهید، به‌طوری که راحت‌تر بتوانید آن‌ها را بررسی و تحلیل کنید. این ویژگی می‌تواند برای مرتب‌سازی لیست‌ها یا گزارش‌های داده‌ای مفید باشد.

الف) مرتب‌سازی داده‌ها در نمای جدول (Datasheet View)

1. در نمای جدول، روی عنوان ستون کلیک کنید تا داده‌ها بر اساس آن ستون مرتب شوند.
   • اگر روی یک عنوان ستون کلیک کنید، داده‌ها به‌صورت صعودی (Ascending) مرتب می‌شوند.
   • اگر دوباره روی همان عنوان ستون کلیک کنید، داده‌ها به‌صورت نزولی (Descending) مرتب می‌شوند.

ب) مرتب‌سازی داده‌ها در کوئری‌ها

1. برای مرتب‌سازی داده‌ها در کوئری، از نمای Query Design استفاده کنید.
2. در قسمت Sort برای هر فیلد، گزینه مرتب‌سازی مورد نظر را انتخاب کنید:
   • Ascending (صعودی): مرتب‌سازی به ترتیب از کم به زیاد.
   • Descending (نزولی): مرتب‌سازی به ترتیب از زیاد به کم.
3. پس از تعیین نوع مرتب‌سازی، کوئری را اجرا کنید تا داده‌ها به ترتیب مشخص شده نمایش داده شوند.

ج) مرتب‌سازی داده‌ها در فرم‌ها (Forms)

1. اگر داده‌ها را در یک فرم مشاهده می‌کنید، می‌توانید از گزینه‌های مرتب‌سازی در نوار ابزار فرم برای مرتب‌سازی داده‌ها استفاده کنید.
2. می‌توانید مرتب‌سازی‌ها را بر اساس فیلدهای مختلف انجام دهید و حتی مرتب‌سازی‌های پیچیده‌تری را اعمال کنید.

 

3. فیلتر و مرتب‌سازی همزمان

در بسیاری از موارد، ممکن است بخواهید همزمان داده‌ها را فیلتر کرده و سپس آن‌ها را مرتب کنید. این کار می‌تواند در جستجو و تحلیل داده‌ها بسیار مفید باشد.

الف) فیلتر و مرتب‌سازی همزمان در نمای جدول

1. ابتدا داده‌ها را با استفاده از آیکون فیلتر فیلتر کنید.
2. سپس داده‌ها را با استفاده از کلیک روی عنوان ستون مرتب کنید.
3. این کار به شما امکان می‌دهد که تنها داده‌های مربوطه را مشاهده کرده و آن‌ها را به ترتیب دلخواه مرتب کنید.

ب) فیلتر و مرتب‌سازی همزمان در کوئری‌ها

1. در نمای طراحی کوئری، می‌توانید هم شرایط فیلتر را در قسمت Criteria و هم ترتیب مرتب‌سازی را در قسمت Sort تعیین کنید.
2. پس از تنظیم هر دو، کوئری را اجرا کنید تا داده‌ها به‌طور همزمان فیلتر و مرتب شوند.

 

4. نتیجه‌گیری

فیلتر کردن و مرتب‌سازی داده‌ها در Microsoft Access ابزارهایی بسیار مؤثر برای مدیریت داده‌ها هستند که به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را به شکلی دقیق‌تر و سازمان‌یافته‌تر مشاهده و تحلیل کنید. فیلتر کردن به شما این امکان را می‌دهد که داده‌های غیرضروری را پنهان کرده و فقط داده‌های مورد نظر خود را ببینید، در حالی که مرتب‌سازی به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را به صورت منطقی و قابل فهم به ترتیب خاصی نمایش دهید.