استفاده از گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها در Microsoft Access

گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها در Microsoft Access ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما این امکان را می‌دهند تا داده‌های موجود در پایگاه داده را بر اساس معیارهای خاصی دسته‌بندی کرده و نتایج آن‌ها را به صورت جمع‌بندی شده، مانند مجموع، میانگین یا شمارش، مشاهده کنید. این ویژگی به‌ویژه زمانی مفید است که بخواهید تحلیل‌های دقیق‌تری از داده‌ها به دست آورید و آن‌ها را در قالب گزارشی مرتب و ساختارمند نمایش دهید.

در اینجا به نحوه استفاده از گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها در Access پرداخته می‌شود.

 

1. گروه‌بندی داده‌ها در گزارش‌ها

الف) گروه‌بندی با استفاده از Design View

1. ابتدا گزارش خود را در Design View باز کنید.
2. در Design Tab، بر روی گزینه Group & Sort کلیک کنید.
3. در پنجره Group & Sort, شما می‌توانید فیلدی را که می‌خواهید بر اساس آن داده‌ها گروه‌بندی شوند انتخاب کنید. برای مثال، اگر می‌خواهید داده‌ها را بر اساس تاریخ یا مشتری گروه‌بندی کنید، آن فیلد را انتخاب کنید.
4. پس از انتخاب فیلد، داده‌ها به صورت گروه‌های مختلف نمایش داده خواهند شد.

ب) تنظیمات پیشرفته گروه‌بندی

• Order: برای هر گروه می‌توانید ترتیب نمایش داده‌ها را تعیین کنید، مثلا به ترتیب صعودی یا نزولی.
• Show Group Header/Footer: این گزینه به شما این امکان را می‌دهد که یک Header یا Footer برای هر گروه اضافه کنید. این کار می‌تواند برای نمایش عنوان گروه یا محاسبات خاص هر گروه (مانند مجموع یا میانگین) مفید باشد.

 

2. جمع‌بندی داده‌ها

الف) استفاده از Aggregate Functions

در Access می‌توانید از توابع جمع‌بندی (Aggregate Functions) مانند Sum، Average، Count، Min، و Max برای جمع‌آوری اطلاعات استفاده کنید.

1. پس از گروه‌بندی داده‌ها، برای جمع‌بندی داده‌ها، باید به Group Footer بروید.
2. در Group Footer، از Text Box برای نمایش نتایج جمع‌بندی استفاده کنید.
3. در بخش Control Source، از Expression Builder برای استفاده از توابع جمع‌بندی استفاده کنید. به عنوان مثال:
   • برای مجموع از فرمول =Sum([FieldName]) استفاده کنید.
   • برای میانگین از فرمول =Avg([FieldName]) استفاده کنید.
   • برای شمارش رکوردها از فرمول =Count([FieldName]) استفاده کنید.

ب) استفاده از Total Row در جداول و کوئری‌ها

در Design View یا Query Design می‌توانید از Total Row استفاده کنید تا به طور خودکار جمع‌بندی داده‌ها را انجام دهید.

1. در Query Design, از گزینه Total در نوار ابزار استفاده کنید تا یک Total Row اضافه کنید.
2. در این ردیف، از Sum، Average، Count و سایر توابع جمع‌بندی برای هر فیلد استفاده کنید.

 

3. گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها در کوئری‌ها

الف) گروه‌بندی در کوئری‌ها

1. به Query Design بروید و جدول یا کوئری مورد نظر را اضافه کنید.
2. فیلدی را که می‌خواهید بر اساس آن گروه‌بندی کنید، در Field Row اضافه کنید.
3. در ردیف Total Row، گزینه Group By را انتخاب کنید.
4. برای جمع‌بندی داده‌ها، در ردیف Total Row، از توابعی مانند Sum، Count، Average استفاده کنید.

ب) مثال از گروه‌بندی و جمع‌بندی در کوئری

برای مثال، اگر می‌خواهید مجموع فروش را برای هر فروشنده نمایش دهید:

1. فیلد Salesperson را برای گروه‌بندی انتخاب کنید.
2. در ردیف Total Row برای فیلد Sales Amount از گزینه Sum استفاده کنید.
3. این کار باعث می‌شود که مجموع فروش هر فروشنده در خروجی کوئری نمایش داده شود.

 

4. تنظیمات پیشرفته برای گروه‌بندی و جمع‌بندی

الف) افزودن چندین سطح گروه‌بندی

در Access شما می‌توانید از چندین سطح گروه‌بندی استفاده کنید تا داده‌ها را به صورت تو در تو دسته‌بندی کنید. برای مثال، می‌توانید ابتدا داده‌ها را بر اساس مشتری گروه‌بندی کنید و سپس در داخل هر مشتری، داده‌ها را بر اساس تاریخ دسته‌بندی نمایید.

1. به بخش Group & Sort بروید.
2. برای افزودن سطح جدید گروه‌بندی، گزینه Add a Group را انتخاب کنید.
3. فیلدی را برای سطح جدید گروه‌بندی انتخاب کنید.
4. به این ترتیب می‌توانید داده‌ها را در سطوح مختلف گروه‌بندی کنید.

ب) تغییر نوع جمع‌بندی

در Group Footer می‌توانید علاوه بر مجموع (Sum)، از سایر توابع جمع‌بندی مانند میانگین (Average) یا کمترین/بیشترین مقدار (Min/Max) استفاده کنید.

 

5. نتایج گروه‌بندی و جمع‌بندی در گزارش‌ها

پس از گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها، می‌توانید گزارش‌ها را به صورت ساختارمند مشاهده کنید:

• گروه‌ها به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها را در قالب دسته‌های مختلف نمایش دهید.
• جمع‌بندی‌ها، مانند مجموع، میانگین یا شمارش، می‌توانند در Group Footer نمایش داده شوند تا تحلیل‌های دقیق‌تری از داده‌ها فراهم کنند.

 

6. نتیجه‌گیری

گروه‌بندی و جمع‌بندی داده‌ها در Microsoft Access ابزاری بسیار مفید برای تجزیه و تحلیل داده‌ها است. با استفاده از این ویژگی‌ها می‌توانید داده‌ها را به شکل‌های مختلفی دسته‌بندی کرده و نتایج جمع‌بندی شده‌ای مانند مجموع، میانگین، شمارش و غیره را به دست آورید. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که اطلاعات را به شیوه‌ای ساختارمند و قابل فهم به نمایش بگذارید، به‌ویژه زمانی که با داده‌های پیچیده روبه‌رو هستید.