ایجاد و تنظیم فیلترها و قوانین (Rules) در اوت‌لوک
فیلترها و قوانین در اوت‌لوک ابزاری مفید هستند که به شما کمک می‌کنند ایمیل‌ها را به‌طور خودکار سازماندهی کنید و مدیریت ایمیل‌ها را ساده‌تر نمایید. با استفاده از قوانین، می‌توانید ایمیل‌هایی که از فرستنده خاصی می‌آیند یا حاوی کلمات خاصی هستند را به پوشه‌های مختلف منتقل کنید، یا اقداماتی مانند علامت‌گذاری ایمیل‌ها به‌عنوان خوانده شده انجام دهید.
۱. ایجاد و تنظیم قوانین در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک، ایجاد قوانین برای فیلتر کردن ایمیل‌ها و سازماندهی آن‌ها بسیار ساده است.
الف) ایجاد قانون جدید
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کرده و به حساب کاربری خود وارد شوید.
-
دسترسی به تنظیمات قوانین
- از نوار بالای صفحه، روی File (فایل) کلیک کنید.
- سپس گزینه Manage Rules & Alerts (مدیریت قوانین و هشدارها) را انتخاب کنید.
-
ایجاد قانون جدید
- در پنجره Rules and Alerts، روی New Rule (قانون جدید) کلیک کنید.
-
انتخاب نوع قانون
- در اینجا می‌توانید انواع قوانین مختلف را انتخاب کنید. به‌طور مثال:
- Move messages from someone to a folder (انتقال ایمیل‌های دریافت‌شده از یک فرستنده خاص به پوشه خاص).
- Flag messages with a specific word in the subject (علامت‌گذاری ایمیل‌ها با کلمات خاص در موضوع).
- Reply using a specific template (پاسخ دادن به ایمیل‌ها با قالب خاص).
- در اینجا می‌توانید انواع قوانین مختلف را انتخاب کنید. به‌طور مثال:
-
تنظیم جزئیات قانون
- پس از انتخاب نوع قانون، مراحل بعدی را دنبال کرده و جزئیات را وارد کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید آدرس ایمیل فرستنده را وارد کرده و مقصد پوشه را انتخاب کنید.
-
اعمال قانون
- بعد از تنظیم قانون، آن را فعال کرده و روی Finish (پایان) کلیک کنید. قانون جدید شما به‌طور خودکار اجرا خواهد شد.
ب) ویرایش یا حذف قانون
ویرایش یا حذف قانون
- در پنجره Rules and Alerts، قوانین موجود نمایش داده می‌شوند. برای ویرایش یک قانون، آن را انتخاب کرده و روی Change Rule (تغییر قانون) یا برای حذف، روی Delete (حذف) کلیک کنید.
۲. ایجاد و تنظیم قوانین در اوت‌لوک وب
در اوت‌لوک وب، ایجاد و تنظیم قوانین نیز مشابه نسخه دسکتاپ است، اما گزینه‌های کمتری برای تنظیم دقیق وجود دارد.
الف) ایجاد قانون جدید
-
وارد شدن به اوت‌لوک وب
- به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب خود شوید.
-
دسترسی به تنظیمات قوانین
- در گوشه بالا سمت راست صفحه، روی آیکن چرخ‌دنده (تنظیمات) کلیک کنید.
- از منوی کشویی، گزینه View all Outlook settings را انتخاب کنید.
-
ایجاد قانون جدید
- در پنجره تنظیمات، به بخش Mail و سپس Rules بروید.
- روی Add new rule (افزودن قانون جدید) کلیک کنید.
-
تنظیم جزئیات قانون
- در پنجره بازشده، نام قانون خود را وارد کنید و شرایط آن را تنظیم کنید. به‌عنوان مثال، انتخاب کنید که ایمیل‌هایی که از یک آدرس خاص می‌آیند به پوشه خاصی منتقل شوند.
-
اعمال قانون
- پس از تنظیم قوانین مورد نظر، روی Save (ذخیره) کلیک کنید.
ب) ویرایش یا حذف قانون
ویرایش یا حذف قانون
- برای ویرایش یک قانون موجود، روی آن کلیک کرده و تغییرات مورد نظر را اعمال کنید.
- برای حذف قانون، روی Delete (حذف) کلیک کنید.
۳. ایجاد و تنظیم قوانین در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک، قابلیت‌های قوانین محدودتر از نسخه دسکتاپ و وب هستند. با این حال، می‌توانید قوانین ساده‌ای را از طریق تنظیمات وب اوت‌لوک (با استفاده از مرورگر موبایل) مدیریت کنید.
-
دسترسی به تنظیمات قوانین از طریق مرورگر موبایل
- به وب‌سایت outlook.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.
- سپس به بخش Settings (تنظیمات) بروید و قوانین را همان‌طور که در نسخه وب توضیح داده شد، تنظیم کنید.
-
اعمال تغییرات در اپلیکیشن موبایل
- پس از ایجاد قوانین از طریق وب، این تغییرات به‌طور خودکار در اپلیکیشن موبایل شما اعمال خواهد شد.
۴. نکات مهم در استفاده از قوانین و فیلترها
-
ترتیب قوانین: ترتیب اجرای قوانین می‌تواند مهم باشد. به‌عنوان مثال، اگر شما دو قانون دارید که ایمیل‌ها را به پوشه‌های مختلف منتقل می‌کنند، باید ترتیب قوانین را به‌طور مناسب تنظیم کنید تا بهترین نتیجه حاصل شود.
-
اعمال قوانین بر ایمیل‌های قدیمی: پس از ایجاد یک قانون، می‌توانید آن را به ایمیل‌های قدیمی نیز اعمال کنید. برای این کار، هنگام ایجاد یا ویرایش قانون، گزینه Run this rule now on messages already in the folder (این قانون را روی پیام‌های موجود در پوشه اجرا کن) را فعال کنید.
-
استفاده از فیلترهای پیچیده: برای ایجاد قوانین پیچیده‌تر، می‌توانید از چندین شرط مختلف مانند From, Subject, Body و Attachments استفاده کنید تا ایمیل‌ها را دقیق‌تر فیلتر کنید.
-
اعلان‌ها و هشدارها: برای برخی از قوانین می‌توانید اعلان‌های مخصوصی تنظیم کنید تا از تغییرات در ایمیل‌های خود مطلع شوید.
نتیجه‌گیری
ایجاد و تنظیم قوانین در اوت‌لوک به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌ها را به‌طور خودکار فیلتر کرده و مدیریت کنید. این قابلیت برای افرادی که ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند یا نیاز دارند که ایمیل‌ها را بر اساس معیارهای خاص سازماندهی کنند، بسیار مفید است. با استفاده از فیلترها و قوانین، می‌توانید به‌طور مؤثری زمان خود را صرفه‌جویی کنید و ایمیل‌های مهم را به‌سرعت شناسایی کنید.
