استفاده از پوشه‌ها و دسته‌بندی ایمیل‌ها در اوتلوک
مدیریت ایمیل‌ها در اوتلوک می‌تواند با استفاده از پوشه‌ها و دسته‌بندی‌ها بسیار ساده‌تر و سازمان‌یافته‌تر شود. این ویژگی‌ها به شما این امکان را می‌دهند که ایمیل‌ها را به‌راحتی مرتب کنید و به سرعت به ایمیل‌های مهم دسترسی پیدا کنید. در این بخش، نحوه استفاده از پوشه‌ها و ابزارهای دسته‌بندی ایمیل‌ها را به‌طور کامل توضیح خواهیم داد.
۱. ایجاد پوشه‌ها در اوتلوک
پوشه‌ها ابزار مهمی برای سازمان‌دهی ایمیل‌ها هستند. با ایجاد پوشه‌های مختلف، می‌توانید ایمیل‌ها را بر اساس موضوع، پروژه، یا اولویت به دسته‌های مختلف تقسیم کنید.
الف) ایجاد پوشه جدید
-
در ویندوز و مک:
- در پنجره اصلی اوتلوک، در نوار سمت چپ روی New Folder (پوشه جدید) کلیک کنید.
- در پنجره بازشده، نام پوشه جدید را وارد کنید و مشخص کنید که این پوشه در کجا قرار گیرد (مثلاً در Inbox یا در یک پوشه خاص دیگر).
- روی Create کلیک کنید تا پوشه جدید ایجاد شود.
-
در موبایل:
- در اپلیکیشن اوتلوک، به بخش Folders بروید و گزینه New Folder را انتخاب کنید.
- نام پوشه جدید را وارد کنید و سپس آن را ایجاد کنید.
۲. انتقال ایمیل‌ها به پوشه‌ها
برای مرتب کردن ایمیل‌ها و انتقال آن‌ها به پوشه‌های مختلف، مراحل زیر را دنبال کنید:
-
انتقال ایمیل‌ها به پوشه
- در پنجره اصلی اوتلوک، ایمیل مورد نظر را انتخاب کنید.
- ایمیل را با موس بکشید و در پوشه مورد نظر رها کنید.
- یا می‌توانید با کلیک راست روی ایمیل و انتخاب گزینه Move، پوشه مقصد را انتخاب کنید.
-
انتقال گروهی ایمیل‌ها
- برای انتقال چندین ایمیل به یک پوشه، با نگه داشتن دکمه Ctrl (در ویندوز) یا Cmd (در مک)، ایمیل‌های مختلف را انتخاب کنید.
- سپس مانند روش قبلی، ایمیل‌ها را به پوشه مورد نظر منتقل کنید.
۳. استفاده از فیلترها و قوانین برای دسته‌بندی ایمیل‌ها
علاوه بر پوشه‌ها، اوتلوک این امکان را به شما می‌دهد که قوانین و فیلترهای خودکار برای دسته‌بندی ایمیل‌ها ایجاد کنید. این ویژگی کمک می‌کند تا ایمیل‌ها به‌طور خودکار به پوشه‌های مختلف منتقل شوند.
الف) ایجاد یک قانون برای دسته‌بندی ایمیل‌ها
-
در ویندوز و مک:
- به بخش Home بروید و روی گزینه Rules کلیک کنید.
- سپس Manage Rules & Alerts را انتخاب کنید.
- در پنجره بازشده، روی New Rule کلیک کنید.
- قوانین مختلفی برای ایمیل‌هایی که حاوی کلمات خاص در عنوان یا متن ایمیل، ارسال‌شده از یک آدرس خاص و یا با شرایط دیگر باشند، تنظیم کنید.
- در بخش What do you want to do with the message? گزینه Move it to the specified folder را انتخاب کنید و پوشه مورد نظر را مشخص کنید.
- در نهایت روی Finish کلیک کنید.
-
در موبایل:
- در اپلیکیشن اوتلوک، این ویژگی به‌طور پیش‌فرض وجود ندارد، اما می‌توانید قوانین را از نسخه دسکتاپ اوتلوک مدیریت کنید و به‌طور خودکار در موبایل اعمال خواهند شد.
ب) فیلتر کردن ایمیل‌ها برای مشاهده بهتر
- استفاده از فیلترهای جستجو
- در قسمت جستجو در بالای اوتلوک، می‌توانید فیلترهای مختلفی مانند تاریخ، فرستنده، موضوع و یا کلمات کلیدی خاص را وارد کنید.
- این فیلترها به شما کمک می‌کنند تا ایمیل‌ها را سریع‌تر و دقیق‌تر پیدا کنید.
۴. استفاده از برچسب‌ها برای دسته‌بندی ایمیل‌ها
اوتلوک این امکان را به شما می‌دهد که به ایمیل‌ها برچسب‌های مختلف اضافه کنید. این برچسب‌ها به شما کمک می‌کنند تا ایمیل‌ها را بر اساس اولویت یا دسته‌بندی‌های خاص دنبال کنید.
الف) اضافه کردن برچسب به ایمیل‌ها
-
در ویندوز و مک:
- روی ایمیل مورد نظر راست کلیک کرده و گزینه Categorize را انتخاب کنید.
- از فهرست موجود، رنگ یا برچسب مورد نظر را انتخاب کنید.
- اگر برچسب جدیدی می‌خواهید، گزینه All Categories را انتخاب کرده و برچسب جدید بسازید.
-
در موبایل:
- در اپلیکیشن اوتلوک، ایمیل را باز کنید و سپس گزینه Categorize را انتخاب کنید.
- برچسب مورد نظر را اضافه کنید.
۵. حذف یا آرشیو ایمیل‌ها
برای حفظ سازمان‌دهی بهتر، می‌توانید ایمیل‌های قدیمی را حذف یا به آرشیو منتقل کنید.
-
حذف ایمیل‌ها
- ایمیل‌ها را انتخاب کرده و روی گزینه Delete کلیک کنید.
- ایمیل‌ها به پوشه Deleted Items منتقل می‌شوند.
-
آرشیو کردن ایمیل‌ها
- برای انتقال ایمیل‌ها به یک پوشه خاص بدون حذف آن‌ها، می‌توانید از گزینه Archive استفاده کنید.
- این ایمیل‌ها به پوشه Archive منتقل می‌شوند و از صندوق ورودی خارج می‌شوند.
نتیجه‌گیری
استفاده از پوشه‌ها، قوانین، برچسب‌ها و فیلترها در اوتلوک به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های خود را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و آن‌ها را سازمان‌دهی کنید. این ویژگی‌ها مخصوصاً برای کسانی که با حجم زیادی از ایمیل‌ها سر و کار دارند، بسیار مفید است و کارایی را در مدیریت ایمیل‌ها افزایش می‌دهد.
