وارد کردن و خروجی گرفتن از لیست مخاطبین در اوت‌لوک
یکی از قابلیت‌های مفید اوت‌لوک، امکان وارد کردن مخاطبین از فایل‌های خارجی یا گرفتن خروجی از مخاطبین موجود است. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا اطلاعات مخاطبین خود را از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل کنید یا به‌طور دوره‌ای از آن‌ها نسخه پشتیبان بگیرید. در این بخش، نحوه وارد کردن و خروجی گرفتن از لیست مخاطبین اوت‌لوک توضیح داده شده است.
۱. وارد کردن مخاطبین به اوت‌لوک
الف) وارد کردن مخاطبین از فایل CSV یا Excel در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کرده و وارد حساب خود شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در نوار پایین صفحه، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید.
-
وارد کردن مخاطبین
- در قسمت بالای صفحه، روی File کلیک کنید و سپس Open & Export را انتخاب کنید.
- گزینه Import/Export را انتخاب کنید تا پنجره واردات/خروجی باز شود.
-
انتخاب نوع واردات
- در پنجره باز شده، گزینه Import from another program or file را انتخاب کنید و سپس Next را بزنید.
-
انتخاب فرمت فایل
- در این مرحله، فرمت فایلی که می‌خواهید وارد کنید را انتخاب کنید. برای وارد کردن مخاطبین از یک فایل CSV یا Excel، گزینه Comma Separated Values را انتخاب کنید.
-
انتخاب فایل
- فایل CSV یا Excel را از کامپیوتر خود انتخاب کنید.
-
تنظیمات واردات
- در مرحله بعدی، می‌توانید تنظیماتی مانند نحوه مدیریت اطلاعات تکراری (Duplicate) را انتخاب کنید.
-
نقشه‌برداری فیلدها
- اوت‌لوک به‌طور خودکار فیلدهای موجود در فایل CSV یا Excel شما را شناسایی می‌کند. با استفاده از این صفحه، می‌توانید فیلدهای فایل را به فیلدهای اوت‌لوک تطبیق دهید.
-
تمام کردن واردات
- پس از انجام تنظیمات، روی Finish کلیک کنید تا مخاطبین به اوت‌لوک وارد شوند.
ب) وارد کردن مخاطبین از فایل CSV یا Excel در نسخه وب اوت‌لوک
-
ورود به حساب اوت‌لوک
- وارد حساب خود در outlook.com شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در گوشه بالا سمت راست، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید.
-
وارد کردن مخاطبین
- در صفحه مخاطبین، روی Manage کلیک کنید و سپس گزینه Import Contacts را انتخاب کنید.
-
انتخاب فایل
- فایل CSV یا Excel حاوی مخاطبین را از کامپیوتر خود انتخاب کنید.
-
تکمیل واردات
- پس از انتخاب فایل، اوت‌لوک شروع به وارد کردن مخاطبین از فایل انتخابی می‌کند و پس از اتمام، مخاطبین جدید به لیست شما اضافه خواهند شد.
۲. خروجی گرفتن از مخاطبین اوت‌لوک
الف) خروجی گرفتن از مخاطبین در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کرده و وارد حساب خود شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در نوار پایین صفحه، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید.
-
خروجی گرفتن از مخاطبین
- در بالای صفحه، روی File کلیک کنید و سپس Open & Export را انتخاب کنید.
- گزینه Import/Export را انتخاب کنید تا پنجره واردات/خروجی باز شود.
-
انتخاب خروجی
- در پنجره باز شده، گزینه Export to a file را انتخاب کنید و سپس Next را بزنید.
-
انتخاب فرمت فایل
- در این مرحله، گزینه Comma Separated Values (CSV) را انتخاب کنید.
-
انتخاب مخاطبین برای خروجی
- لیستی از مخاطبین شما نمایش داده می‌شود. انتخاب کنید که کدام مخاطبین می‌خواهید خروجی بگیرید، سپس Next را بزنید.
-
انتخاب مکان ذخیره‌سازی فایل
- محلی را برای ذخیره فایل خروجی انتخاب کنید.
-
خروجی گرفتن
- پس از انتخاب مکان ذخیره‌سازی، روی Finish کلیک کنید تا فایل CSV حاوی مخاطبین شما ایجاد شود.
ب) خروجی گرفتن از مخاطبین در نسخه وب اوت‌لوک
-
ورود به حساب اوت‌لوک
- وارد حساب خود در outlook.com شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در گوشه بالا سمت راست، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید.
-
خروجی گرفتن از مخاطبین
- در صفحه مخاطبین، روی Manage کلیک کنید و گزینه Export Contacts را انتخاب کنید.
-
انتخاب فرمت فایل
- اوت‌لوک به شما این امکان را می‌دهد که مخاطبین خود را در قالب فایل CSV یا vCard (برای استفاده در دیگر برنامه‌ها) ذخیره کنید.
-
شروع فرآیند خروجی
- پس از انتخاب فرمت خروجی، اوت‌لوک فایل حاوی مخاطبین شما را آماده می‌کند و آن را برای دانلود در اختیار شما قرار می‌دهد.
۳. نکات مهم در وارد کردن و خروجی گرفتن از مخاطبین
-
اطمینان از فرمت صحیح فایل: برای وارد کردن مخاطبین، اطمینان حاصل کنید که فایل شما در قالب CSV یا Excel است تا اوت‌لوک بتواند آن را به‌درستی شناسایی کند.
-
بروزرسانی داده‌ها: هنگام وارد کردن مخاطبین از یک فایل، ممکن است برخی اطلاعات جدید اضافه شوند یا تغییراتی در مخاطبین قبلی اعمال شود. همیشه فایل خروجی را برای اطمینان از صحت داده‌ها بررسی کنید.
-
پشتیبان‌گیری از مخاطبین: خروجی گرفتن از مخاطبین یک راهکار عالی برای پشتیبان‌گیری است. به‌ویژه اگر به‌طور مرتب مخاطبین جدیدی را به اوت‌لوک اضافه می‌کنید، این فرآیند می‌تواند برای حفظ امنیت داده‌ها مفید باشد.
نتیجه‌گیری
وارد کردن و خروجی گرفتن از لیست مخاطبین در اوت‌لوک به شما این امکان را می‌دهد که داده‌های مخاطبین خود را به‌راحتی منتقل کرده و نسخه پشتیبان بگیرید. با استفاده از فرمت‌های CSV و Excel، می‌توانید مخاطبین خود را به سایر سیستم‌ها انتقال دهید یا از آن‌ها نسخه پشتیبان تهیه کنید تا در صورت نیاز از آن‌ها استفاده کنید.
