استفاده از کلیدهای میانبر برای افزایش سرعت کار در اوت‌لوک

کلیدهای میانبر در اوت‌لوک می‌توانند به‌طور چشمگیری سرعت انجام کارها و فعالیت‌ها را افزایش دهند. با استفاده از این میانبرها، شما قادر خواهید بود تا بدون نیاز به استفاده از ماوس، عملیات مختلف مانند ارسال ایمیل، جستجوی پیام‌ها، مدیریت تقویم، و انجام وظایف روزانه را سریع‌تر انجام دهید. در این بخش، به معرفی مهم‌ترین و کاربردی‌ترین کلیدهای میانبر اوت‌لوک خواهیم پرداخت.

 

۱. کلیدهای میانبر عمومی اوت‌لوک

الف) مدیریت ایمیل‌ها

1. ایجاد ایمیل جدید:

   • Ctrl + N
     این میانبر به شما این امکان را می‌دهد که به سرعت یک ایمیل جدید ایجاد کنید.

2. پاسخ به ایمیل:

   • Ctrl + R
     برای پاسخ به ایمیل دریافتی، کافیست این کلید میانبر را فشار دهید.

3. پاسخ به همه:

   • Ctrl + Shift + R
     برای پاسخ دادن به تمامی دریافت‌کنندگان ایمیل.

4. ارسال ایمیل:

   • Ctrl + Enter
     بعد از نوشتن ایمیل، با فشار دادن این کلید میانبر می‌توانید ایمیل را ارسال کنید.

5. انتقال ایمیل:

   • Ctrl + Shift + F
     با این میانبر می‌توانید ایمیل دریافتی را به شخص دیگری ارسال کنید.

ب) مدیریت پوشه‌ها

1. انتقال به پوشه قبلی:

   • Ctrl + Shift + [
     این کلید برای رفتن به پوشه قبلی استفاده می‌شود.

2. انتقال به پوشه بعدی:

   • Ctrl + Shift + ]
     برای جابجایی به پوشه بعدی در اوت‌لوک.

3. باز کردن پوشه جدید:

   • Ctrl + 1
     با این میانبر می‌توانید پنجره پوشه‌ها را باز کرده و پوشه مورد نظر خود را انتخاب کنید.

ج) جستجو و فیلتر کردن ایمیل‌ها

1. شروع جستجو در ایمیل‌ها:

   • Ctrl + E یا F3
     این میانبر به شما این امکان را می‌دهد که فوراً وارد بخش جستجو شده و ایمیل‌های مورد نظر خود را پیدا کنید.

2. فیلتر کردن ایمیل‌ها:

   • Ctrl + Shift + F
     برای فیلتر کردن و انتخاب ایمیل‌ها با ویژگی‌های خاص مانند فرستنده، تاریخ، یا وضعیت خواندن.

 

۲. کلیدهای میانبر مربوط به تقویم و جلسات

الف) مدیریت تقویم

1. انتقال به تقویم:

   • Ctrl + 2
     این کلید شما را مستقیماً به بخش تقویم اوت‌لوک منتقل می‌کند.

2. ایجاد رویداد جدید:

   • Ctrl + Shift + A
     با استفاده از این کلید، می‌توانید به سرعت یک رویداد یا جلسه جدید در تقویم اوت‌لوک ایجاد کنید.

3. نمایش روزانه تقویم:

   • Alt + 1
     برای مشاهده نمای روزانه تقویم اوت‌لوک.

4. نمایش هفتگی تقویم:

   • Alt + 4
     با این کلید میانبر می‌توانید نمای هفتگی تقویم خود را مشاهده کنید.

5. انتقال به رویداد بعدی یا قبلی:

   • Ctrl + Alt + Right Arrow (بعدی)
   • Ctrl + Alt + Left Arrow (قبلی)

ب) پیوست کردن دعوت‌نامه‌های جلسات

1. ایجاد دعوت‌نامه برای جلسه جدید:
   • Ctrl + Shift + Q
     این میانبر برای ایجاد دعوت‌نامه جلسات در تقویم اوت‌لوک است.

 

۳. کلیدهای میانبر مربوط به مدیریت مخاطبین و وظایف

الف) مدیریت مخاطبین

1. انتقال به مخاطبین:

   • Ctrl + 3
     این کلید شما را به بخش مخاطبین اوت‌لوک منتقل می‌کند.

2. ایجاد مخاطب جدید:

   • Ctrl + Shift + C
     با این میانبر می‌توانید مخاطب جدیدی را در اوت‌لوک اضافه کنید.

ب) مدیریت وظایف

1. انتقال به بخش وظایف:

   • Ctrl + 4
     برای دسترسی سریع به بخش وظایف و پیگیری آن‌ها.

2. ایجاد وظیفه جدید:

   • Ctrl + Shift + K
     برای افزودن وظیفه‌ای جدید در بخش To Do.

 

۴. کلیدهای میانبر در هنگام استفاده از صفحه‌کلید در وضعیت "خواندن ایمیل"

1. علامت‌گذاری ایمیل به عنوان خوانده شده/نخوانده:

   • Ctrl + Q (خوانده شده)
   • Ctrl + U (نخوانده)

2. انتقال ایمیل به پوشه دیگر:

   • Ctrl + Shift + V
     برای جابجایی ایمیل‌ها به پوشه‌های مختلف.

3. حذف ایمیل:

   • Delete
     این میانبر برای حذف ایمیل‌های انتخابی استفاده می‌شود.

 

۵. نکات کاربردی برای بهبود استفاده از کلیدهای میانبر

• تمرین مداوم: یادگیری و استفاده از میانبرها نیاز به تمرین و تکرار دارد. با تمرین روزانه، می‌توانید به‌طور خودکار از این میانبرها استفاده کنید.

• شخصی‌سازی میانبرها: اوت‌لوک این امکان را به شما می‌دهد که برخی از میانبرها را شخصی‌سازی کنید تا با نیازهای شما تطابق داشته باشد.

• استفاده از آموزش‌ها و منابع آنلاین: با مراجعه به منابع آنلاین، می‌توانید لیست کامل‌تری از میانبرهای اوت‌لوک را بیابید و به‌طور مستمر از آن‌ها بهره‌برداری کنید.

 

نتیجه‌گیری

استفاده از کلیدهای میانبر در اوت‌لوک به شما این امکان را می‌دهد که به‌طور چشمگیری سرعت و کارایی خود را افزایش دهید. این میانبرها به‌ویژه در محیط‌های کاری که زمان و بهره‌وری از اهمیت بالایی برخوردار است، می‌توانند تفاوت زیادی در انجام سریع‌تر وظایف روزانه ایجاد کنند. با تمرین و استفاده منظم از این میانبرها، می‌توانید تجربه کاری خود را در اوت‌لوک بهینه کنید.