ایجاد رویدادها و جلسات در اوتلوک
یکی از ویژگیهای مهم اوتلوک، قابلیت برنامهریزی و مدیریت رویدادها و جلسات است. این ویژگی به شما کمک میکند تا زمانهای خاص را برای ملاقاتها، جلسات کاری، یادآوریها و سایر فعالیتها برنامهریزی کنید و همچنین برای شرکتکنندگان دعوتنامه ارسال کنید. در این بخش نحوه ایجاد رویدادها و جلسات در اوتلوک شرح داده شده است.
۱. ایجاد رویداد و جلسه در نسخه دسکتاپ اوتلوک
در نسخه دسکتاپ اوتلوک، شما میتوانید جلسات و رویدادها را با استفاده از تقویم داخلی اوتلوک ایجاد کنید و همچنین برای شرکتکنندگان دعوتنامه ارسال کنید.
الف) ایجاد رویداد جدید
-
باز کردن اوتلوک
- اوتلوک را باز کرده و وارد حساب کاربری خود شوید.
-
دسترسی به تقویم
- در پایین صفحه، به بخش Calendar (تقویم) بروید. این بخش در نوار ناوبری پایین صفحه قرار دارد.
-
ایجاد رویداد جدید
- در صفحه تقویم، روی New Appointment (قرار ملاقات جدید) یا New Event (رویداد جدید) کلیک کنید.
-
تنظیم جزئیات رویداد
- در پنجره جدیدی که باز میشود، اطلاعات زیر را وارد کنید:
- Subject: عنوان رویداد یا جلسه.
- Location: مکان رویداد (میتواند یک آدرس، شماره تماس و یا یک لینک آنلاین باشد).
- Start time و End time: تاریخ و ساعت شروع و پایان رویداد.
- Description: توضیحات و جزئیات رویداد.
- در پنجره جدیدی که باز میشود، اطلاعات زیر را وارد کنید:
-
اضافه کردن یادآوری
- برای یادآوری رویداد، میتوانید از گزینه Reminder (یادآور) استفاده کنید تا به شما اطلاع دهد که زمان رویداد نزدیک است.
-
اضافه کردن شرکتکنندگان (برای جلسات)
- اگر این رویداد یک جلسه است و میخواهید افراد دیگر را دعوت کنید، در بخش Invite attendees (دعوت از شرکتکنندگان) آدرس ایمیل افراد را وارد کنید.
-
ارسال دعوتنامه
- پس از تنظیم تمام جزئیات، روی Send (ارسال) کلیک کنید تا دعوتنامه به افراد ارسال شود.
ب) تنظیمات پیشرفته برای جلسات
-
تنظیم رویداد تکراری
- اگر رویداد شما تکراری است (مثلاً جلسه هفتگی)، میتوانید گزینه Recurrence (تکرار) را انتخاب کرده و تنظیمات آن را تغییر دهید. شما میتوانید تنظیم کنید که رویداد روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه تکرار شود.
-
استفاده از لینک ویدیویی
- برای جلسات آنلاین، میتوانید لینک ویدیویی مانند Teams یا Zoom را در قسمت Location وارد کنید تا شرکتکنندگان از آن استفاده کنند.
۲. ایجاد رویداد و جلسه در اوتلوک وب
در اوتلوک وب، شما میتوانید رویدادها و جلسات را بهراحتی ایجاد کنید. این قابلیت مشابه نسخه دسکتاپ است، اما در محیط وب انجام میشود.
الف) ایجاد رویداد جدید
-
ورود به اوتلوک وب
- به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.
-
دسترسی به تقویم
- از منوی بالای صفحه، روی آیکن تقویم کلیک کنید تا به بخش Calendar (تقویم) بروید.
-
ایجاد رویداد جدید
- روی New event (رویداد جدید) در گوشه بالا سمت چپ صفحه کلیک کنید.
-
تنظیم جزئیات رویداد
- در پنجره بازشده، مانند نسخه دسکتاپ، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
- Title: عنوان رویداد یا جلسه.
- Location: مکان رویداد.
- Start time و End time: تاریخ و زمان شروع و پایان.
- Details: توضیحات رویداد.
- در پنجره بازشده، مانند نسخه دسکتاپ، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
-
اضافه کردن یادآوری
- برای یادآوری، میتوانید از گزینه Reminder استفاده کنید.
-
دعوت از شرکتکنندگان
- برای دعوت از دیگران، در قسمت Invite attendees آدرس ایمیلهای افراد مورد نظر را وارد کنید.
-
ارسال دعوتنامه
- پس از تنظیمات، روی Send کلیک کنید تا دعوتنامه ارسال شود.
ب) تنظیم رویداد تکراری و لینکهای آنلاین
-
تنظیم رویداد تکراری
- اگر رویداد شما تکراری است، روی گزینه Repeat کلیک کرده و تنظیمات مربوط به تکرار رویداد را انتخاب کنید (روزانه، هفتگی، ماهانه و غیره).
-
اضافه کردن لینک ویدیویی
- برای جلسات آنلاین، میتوانید لینک ویدیویی مانند Teams یا Zoom را در بخش Location وارد کنید.
۳. ایجاد رویداد و جلسه در اپلیکیشن موبایل اوتلوک
در اپلیکیشن موبایل اوتلوک، میتوانید رویدادها و جلسات را بهراحتی ایجاد کرده و مدیریت کنید.
الف) ایجاد رویداد جدید
-
باز کردن اپلیکیشن اوتلوک
- اپلیکیشن اوتلوک را در گوشی خود باز کنید.
-
دسترسی به تقویم
- در پایین صفحه، به بخش Calendar بروید.
-
ایجاد رویداد جدید
- روی آیکن + در گوشه پایین سمت راست صفحه کلیک کنید.
-
تنظیم جزئیات رویداد
- در صفحه بازشده، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
- Title: عنوان رویداد یا جلسه.
- Location: مکان رویداد.
- Start time و End time: تاریخ و ساعت شروع و پایان.
- Description: توضیحات رویداد.
- در صفحه بازشده، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
-
دعوت از شرکتکنندگان
- در قسمت Invite people میتوانید آدرس ایمیل شرکتکنندگان را وارد کنید.
-
ارسال دعوتنامه
- پس از تنظیم، روی Done کلیک کنید تا دعوتنامه ارسال شود.
۴. نکات مهم برای ایجاد رویداد و جلسه در اوتلوک
-
استفاده از یادآوریها: یادآوریهای تنظیم شده به شما کمک میکنند که هیچ رویداد یا جلسهای را فراموش نکنید.
-
مکانهای آنلاین: برای جلسات آنلاین، لینکهایی مثل Teams یا Zoom میتوانند بهطور خودکار به رویداد شما اضافه شوند تا همه شرکتکنندگان به راحتی به جلسه متصل شوند.
-
رویدادهای تکراری: اگر جلسهای بهطور منظم برگزار میشود، تنظیم رویدادهای تکراری به شما کمک میکند تا بدون نیاز به وارد کردن اطلاعات دوباره، جلسات آینده را بهراحتی برنامهریزی کنید.
-
مشارکت در جلسات دیگران: علاوه بر ایجاد رویداد، میتوانید در جلسات و رویدادهای دیگران شرکت کنید و پاسخهای خود را ارسال کنید (قبول یا رد دعوتنامه).
نتیجهگیری
ایجاد رویدادها و جلسات در اوتلوک به شما این امکان را میدهد که برنامههای خود را بهخوبی مدیریت کنید و از طریق دعوتنامههای دیجیتالی، ارتباطات خود را با دیگران سادهتر کنید. این ابزار در تنظیم جلسات کاری، یادآوریها و جلسات آنلاین بسیار مفید است و باعث افزایش بهرهوری شما خواهد شد.
