ایجاد رویدادها و جلسات در اوت‌لوک

یکی از ویژگی‌های مهم اوت‌لوک، قابلیت برنامه‌ریزی و مدیریت رویدادها و جلسات است. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا زمان‌های خاص را برای ملاقات‌ها، جلسات کاری، یادآوری‌ها و سایر فعالیت‌ها برنامه‌ریزی کنید و همچنین برای شرکت‌کنندگان دعوتنامه ارسال کنید. در این بخش نحوه ایجاد رویدادها و جلسات در اوت‌لوک شرح داده شده است.

 

۱. ایجاد رویداد و جلسه در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک

در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک، شما می‌توانید جلسات و رویدادها را با استفاده از تقویم داخلی اوت‌لوک ایجاد کنید و همچنین برای شرکت‌کنندگان دعوتنامه ارسال کنید.

الف) ایجاد رویداد جدید

1. باز کردن اوت‌لوک

   • اوت‌لوک را باز کرده و وارد حساب کاربری خود شوید.

2. دسترسی به تقویم

   • در پایین صفحه، به بخش Calendar (تقویم) بروید. این بخش در نوار ناوبری پایین صفحه قرار دارد.

3. ایجاد رویداد جدید

   • در صفحه تقویم، روی New Appointment (قرار ملاقات جدید) یا New Event (رویداد جدید) کلیک کنید.

4. تنظیم جزئیات رویداد

   • در پنجره جدیدی که باز می‌شود، اطلاعات زیر را وارد کنید:
     • Subject: عنوان رویداد یا جلسه.
     • Location: مکان رویداد (می‌تواند یک آدرس، شماره تماس و یا یک لینک آنلاین باشد).
     • Start time و End time: تاریخ و ساعت شروع و پایان رویداد.
     • Description: توضیحات و جزئیات رویداد.

5. اضافه کردن یادآوری

   • برای یادآوری رویداد، می‌توانید از گزینه Reminder (یادآور) استفاده کنید تا به شما اطلاع دهد که زمان رویداد نزدیک است.

6. اضافه کردن شرکت‌کنندگان (برای جلسات)

   • اگر این رویداد یک جلسه است و می‌خواهید افراد دیگر را دعوت کنید، در بخش Invite attendees (دعوت از شرکت‌کنندگان) آدرس ایمیل افراد را وارد کنید.

7. ارسال دعوتنامه

   • پس از تنظیم تمام جزئیات، روی Send (ارسال) کلیک کنید تا دعوتنامه به افراد ارسال شود.

ب) تنظیمات پیشرفته برای جلسات

1. تنظیم رویداد تکراری

   • اگر رویداد شما تکراری است (مثلاً جلسه هفتگی)، می‌توانید گزینه Recurrence (تکرار) را انتخاب کرده و تنظیمات آن را تغییر دهید. شما می‌توانید تنظیم کنید که رویداد روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه تکرار شود.

2. استفاده از لینک ویدیویی

   • برای جلسات آنلاین، می‌توانید لینک ویدیویی مانند Teams یا Zoom را در قسمت Location وارد کنید تا شرکت‌کنندگان از آن استفاده کنند.

 

۲. ایجاد رویداد و جلسه در اوت‌لوک وب

در اوت‌لوک وب، شما می‌توانید رویدادها و جلسات را به‌راحتی ایجاد کنید. این قابلیت مشابه نسخه دسکتاپ است، اما در محیط وب انجام می‌شود.

الف) ایجاد رویداد جدید

1. ورود به اوت‌لوک وب

   • به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.

2. دسترسی به تقویم

   • از منوی بالای صفحه، روی آیکن تقویم کلیک کنید تا به بخش Calendar (تقویم) بروید.

3. ایجاد رویداد جدید

   • روی New event (رویداد جدید) در گوشه بالا سمت چپ صفحه کلیک کنید.

4. تنظیم جزئیات رویداد

   • در پنجره بازشده، مانند نسخه دسکتاپ، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
     • Title: عنوان رویداد یا جلسه.
     • Location: مکان رویداد.
     • Start time و End time: تاریخ و زمان شروع و پایان.
     • Details: توضیحات رویداد.

5. اضافه کردن یادآوری

   • برای یادآوری، می‌توانید از گزینه Reminder استفاده کنید.

6. دعوت از شرکت‌کنندگان

   • برای دعوت از دیگران، در قسمت Invite attendees آدرس ایمیل‌های افراد مورد نظر را وارد کنید.

7. ارسال دعوتنامه

   • پس از تنظیمات، روی Send کلیک کنید تا دعوتنامه ارسال شود.

ب) تنظیم رویداد تکراری و لینک‌های آنلاین

1. تنظیم رویداد تکراری

   • اگر رویداد شما تکراری است، روی گزینه Repeat کلیک کرده و تنظیمات مربوط به تکرار رویداد را انتخاب کنید (روزانه، هفتگی، ماهانه و غیره).

2. اضافه کردن لینک ویدیویی

   • برای جلسات آنلاین، می‌توانید لینک ویدیویی مانند Teams یا Zoom را در بخش Location وارد کنید.

 

۳. ایجاد رویداد و جلسه در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک

در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک، می‌توانید رویدادها و جلسات را به‌راحتی ایجاد کرده و مدیریت کنید.

الف) ایجاد رویداد جدید

1. باز کردن اپلیکیشن اوت‌لوک

   • اپلیکیشن اوت‌لوک را در گوشی خود باز کنید.

2. دسترسی به تقویم

   • در پایین صفحه، به بخش Calendar بروید.

3. ایجاد رویداد جدید

   • روی آیکن + در گوشه پایین سمت راست صفحه کلیک کنید.

4. تنظیم جزئیات رویداد

   • در صفحه بازشده، اطلاعات رویداد را وارد کنید:
     • Title: عنوان رویداد یا جلسه.
     • Location: مکان رویداد.
     • Start time و End time: تاریخ و ساعت شروع و پایان.
     • Description: توضیحات رویداد.

5. دعوت از شرکت‌کنندگان

   • در قسمت Invite people می‌توانید آدرس ایمیل شرکت‌کنندگان را وارد کنید.

6. ارسال دعوتنامه

   • پس از تنظیم، روی Done کلیک کنید تا دعوتنامه ارسال شود.

 

۴. نکات مهم برای ایجاد رویداد و جلسه در اوت‌لوک

• استفاده از یادآوری‌ها: یادآوری‌های تنظیم شده به شما کمک می‌کنند که هیچ رویداد یا جلسه‌ای را فراموش نکنید.

• مکان‌های آنلاین: برای جلسات آنلاین، لینک‌هایی مثل Teams یا Zoom می‌توانند به‌طور خودکار به رویداد شما اضافه شوند تا همه شرکت‌کنندگان به راحتی به جلسه متصل شوند.

• رویدادهای تکراری: اگر جلسه‌ای به‌طور منظم برگزار می‌شود، تنظیم رویدادهای تکراری به شما کمک می‌کند تا بدون نیاز به وارد کردن اطلاعات دوباره، جلسات آینده را به‌راحتی برنامه‌ریزی کنید.

• مشارکت در جلسات دیگران: علاوه بر ایجاد رویداد، می‌توانید در جلسات و رویدادهای دیگران شرکت کنید و پاسخ‌های خود را ارسال کنید (قبول یا رد دعوتنامه).

 

نتیجه‌گیری

ایجاد رویدادها و جلسات در اوت‌لوک به شما این امکان را می‌دهد که برنامه‌های خود را به‌خوبی مدیریت کنید و از طریق دعوتنامه‌های دیجیتالی، ارتباطات خود را با دیگران ساده‌تر کنید. این ابزار در تنظیم جلسات کاری، یادآوری‌ها و جلسات آنلاین بسیار مفید است و باعث افزایش بهره‌وری شما خواهد شد.