ادغام با Microsoft Teams و سایر ابزارهای کاری در اوت‌لوک
Microsoft Teams و دیگر ابزارهای کاری مانند Planner، To Do، و Trello به‌طور گسترده‌ای برای تسهیل همکاری تیمی و مدیریت پروژه‌ها در محیط‌های سازمانی استفاده می‌شوند. خوشبختانه اوت‌لوک این امکان را فراهم کرده است که با این ابزارها ادغام شود، تا کاربران بتوانند به‌راحتی ارتباطات و وظایف خود را از داخل اوت‌لوک مدیریت کنند. در این بخش، نحوه ادغام اوت‌لوک با Microsoft Teams و ابزارهای دیگر را بررسی خواهیم کرد.
۱. ادغام اوت‌لوک با Microsoft Teams
Microsoft Teams یک ابزار همکاری تیمی است که برای ارتباطات، جلسات و اشتراک‌گذاری فایل‌ها در محیط‌های کاری طراحی شده است. ادغام اوت‌لوک با Teams امکانات گسترده‌ای را برای هماهنگی و مدیریت جلسات، وظایف، و ارتباطات در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
الف) ایجاد و پیوستن به جلسات Teams از اوت‌لوک
- هنگام ایجاد یا ویرایش یک رویداد در تقویم اوت‌لوک، گزینه‌ای به نام Teams Meeting به شما نمایش داده می‌شود.
- با انتخاب این گزینه، جلسه شما به‌طور خودکار به یک جلسه آنلاین در Microsoft Teams تبدیل می‌شود. لینک جلسه در ایمیل دعوت‌نامه قرار خواهد گرفت و تمامی دعوت‌شدگان می‌توانند از طریق آن لینک وارد جلسه شوند.
- این امکان به شما این اجازه را می‌دهد که از داخل اوت‌لوک به راحتی جلسات Teams را مدیریت کرده و نیاز به رفتن به اپلیکیشن Teams ندارید.
ب) ارسال پیام به کانال‌های Teams از اوت‌لوک
- در اوت‌لوک، می‌توانید به‌راحتی ایمیل‌ها را به کانال‌های Teams ارسال کنید.
- برای این کار، در اوت‌لوک ایمیلی که می‌خواهید به کانال Teams ارسال کنید را باز کرده و از گزینه Share to Teams در نوار ابزار استفاده کنید.
- این ویژگی برای به اشتراک‌گذاری سریع ایمیل‌ها با تیم‌ها و پروژه‌ها در Teams بسیار مفید است و می‌تواند در تبادل اطلاعات و هماهنگی سریع‌تر کمک کند.
ج) همگام‌سازی تقویم Teams با تقویم اوت‌لوک
تقویم‌های Teams و O365 به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند، بنابراین رویدادهای Teams که در اوت‌لوک ایجاد شده‌اند به‌طور خودکار در تقویم Teams نمایش داده می‌شوند و بالعکس. این ویژگی به‌ویژه برای افراد شاغل در محیط‌های کاری که به جلسات و رویدادهای مختلف نیاز دارند مفید است.
۲. ادغام اوت‌لوک با سایر ابزارهای کاری
الف) ادغام با Microsoft Planner و To Do
- Microsoft Planner و To Do از ابزارهای مدیریت وظایف و پروژه‌ها هستند که با اوت‌لوک به‌طور کامل ادغام شده‌اند.
- از طریق اوت‌لوک، شما می‌توانید وظایف و یادآوری‌ها را در Planner یا To Do ایجاد کرده و آن‌ها را به‌راحتی پیگیری کنید.
- هنگامی که یک ایمیل دریافت می‌کنید و نیاز به انجام عملی دارید، می‌توانید مستقیماً از داخل اوت‌لوک آن ایمیل را به یک Task تبدیل کنید و در To Do یا Planner ذخیره کنید. برای این کار کافیست از گزینه Flag for Follow Up استفاده کرده و تاریخ و زمان مورد نظر را تنظیم کنید.
ب) ادغام با Trello
Trello یک ابزار مدیریت پروژه است که برای برنامه‌ریزی و پیگیری وظایف در پروژه‌های تیمی استفاده می‌شود. اوت‌لوک با Trello از طریق افزونه‌های مختلف مانند Trello for Outlook امکان ادغام را فراهم می‌کند.
- با نصب افزونه Trello for Outlook، می‌توانید از داخل اوت‌لوک، ایمیل‌ها را به کارت‌های Trello تبدیل کنید.
- هنگامی که ایمیلی دریافت می‌کنید که نیاز به پیگیری دارد، می‌توانید مستقیماً از اوت‌لوک آن را به یک کارت Trello ارسال کرده و در صفحه‌ی پروژه خود ذخیره کنید.
ج) ادغام با سایر ابزارها
علاوه بر ابزارهای ذکرشده، اوت‌لوک از ادغام با سایر ابزارهای مدیریت پروژه و ارتباطات مانند Slack، Zoom، Asana و GitHub نیز پشتیبانی می‌کند. این امکان به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌ها و اطلاعات مرتبط با پروژه‌ها را به‌راحتی از داخل اوت‌لوک به سایر پلتفرم‌ها منتقل کنید.
۳. مزایای ادغام اوت‌لوک با ابزارهای کاری
-
مدیریت یکپارچه ایمیل‌ها و وظایف: با ادغام اوت‌لوک با ابزارهایی مانند Planner و To Do، شما می‌توانید ایمیل‌ها را به وظایف تبدیل کرده و آن‌ها را در پلتفرم‌های مدیریت پروژه پیگیری کنید، بدون اینکه نیاز به جابجایی بین اپلیکیشن‌ها داشته باشید.
-
افزایش بهره‌وری تیمی: ادغام اوت‌لوک با Teams و ابزارهای مشابه به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که به‌راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند، جلسات آنلاین برگزار کنند و همکاری مؤثرتری داشته باشند.
-
دسترس‌پذیری سریع‌تر اطلاعات: با همگام‌سازی تقویم‌ها و وظایف بین اوت‌لوک و دیگر ابزارها، شما می‌توانید به اطلاعات و رویدادهای مهم دسترسی فوری داشته باشید و هیچ چیزی را از دست ندهید.
-
تسهیل همکاری در پروژه‌ها: ابزارهای مختلف مانند SharePoint، Teams و Trello به‌طور یکپارچه در اوت‌لوک عمل می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند که تمامی وظایف و پروژه‌های تیمی را از داخل یک پلتفرم مدیریت کنید.
نتیجه‌گیری
ادغام اوت‌لوک با Microsoft Teams و سایر ابزارهای کاری مانند Planner، Trello، To Do و دیگر ابزارهای همکاری تیمی، امکانات فراوانی را برای بهبود هماهنگی و افزایش بهره‌وری در محیط‌های کاری فراهم می‌کند. با استفاده از این ادغام‌ها، می‌توانید ایمیل‌ها، وظایف، جلسات و پروژه‌ها را از داخل یک پلتفرم مدیریت کنید و به‌راحتی اطلاعات را بین ابزارهای مختلف منتقل کنید. این ویژگی‌ها به‌ویژه برای تیم‌های بزرگ و سازمان‌ها با پروژه‌های پیچیده بسیار مفید است.
