مدیریت امضا (Signature) و قالب ایمیل در اوت‌لوک
امضا و قالب ایمیل از ویژگی‌های مهم در هر سرویس ایمیل هستند که به شما این امکان را می‌دهند تا ایمیل‌های خود را شخصی‌سازی کرده و ظاهری حرفه‌ای به آن‌ها بدهید. در اوت‌لوک، شما می‌توانید امضاهای مختلف برای ایمیل‌های خود ایجاد کنید و قالب‌های متنوعی برای محتوای ایمیل‌های ارسالی تنظیم کنید. در این بخش، نحوه مدیریت امضا و قالب ایمیل در نسخه‌های مختلف اوت‌لوک توضیح داده می‌شود.
۱. ایجاد و مدیریت امضا در اوت‌لوک
امضاها می‌توانند شامل اطلاعات مختلفی مانند نام، عنوان شغلی، اطلاعات تماس و حتی لینک‌های شبکه‌های اجتماعی شما باشند. با تنظیم امضا در اوت‌لوک، می‌توانید به‌طور خودکار آن را به انتهای هر ایمیل ارسالی اضافه کنید.
الف) ایجاد امضا در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کنید و به حساب کاربری خود وارد شوید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- به منوی File بروید.
- گزینه Options را انتخاب کنید.
- در پنجره Mail، روی Signatures کلیک کنید.
-
ایجاد امضا جدید
- در پنجره Email Signature، روی New کلیک کنید.
- نامی برای امضا وارد کنید و در قسمت Edit Signature، متن امضا را تایپ کنید.
- شما می‌توانید از ابزارهای ویرایشی مانند فونت، رنگ، اندازه، و قرار دادن لینک‌های مختلف در امضا استفاده کنید.
-
تنظیم امضا پیش‌فرض
- در قسمت Choose default signature، برای ایمیل‌های جدید و یا ایمیل‌های پاسخ‌دهی، امضا پیش‌فرض خود را انتخاب کنید.
-
ذخیره تغییرات
- پس از اتمام کار، روی OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.
ب) ایجاد امضا در اوت‌لوک وب
-
وارد شدن به اوت‌لوک وب
- به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- در گوشه بالا سمت راست صفحه، روی آیکن چرخ‌دنده (تنظیمات) کلیک کنید.
- از منوی کشویی، گزینه View all Outlook settings را انتخاب کنید.
-
ایجاد امضا
- در پنجره تنظیمات، به بخش Mail و سپس Compose and reply بروید.
- در قسمت Email signature، می‌توانید امضا جدیدی بسازید. متن امضا را تایپ کرده و از ابزارهای ویرایش برای طراحی آن استفاده کنید.
-
تنظیم امضا پیش‌فرض
- انتخاب کنید که امضا به‌طور خودکار در انتهای ایمیل‌های جدید و یا ایمیل‌های پاسخ داده‌شده قرار گیرد.
-
ذخیره تغییرات
- پس از ایجاد و تنظیم امضا، روی Save کلیک کنید.
ج) ایجاد امضا در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
-
باز کردن اپلیکیشن اوت‌لوک
- اپلیکیشن اوت‌لوک را در گوشی موبایل خود باز کنید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- به قسمت Settings بروید (آیکن چرخ‌دنده در پایین صفحه).
- در بخش Mail، گزینه Signature را پیدا کنید.
-
ایجاد امضا
- متن امضا را وارد کنید و از ویرایشگر برای تغییر ظاهر آن استفاده کنید.
- توجه داشته باشید که در موبایل، امکانات ویرایشی محدودتر از نسخه دسکتاپ است.
-
ذخیره تغییرات
- پس از تایپ امضا، تغییرات به‌طور خودکار ذخیره می‌شود.
۱. ایجاد و مدیریت امضا در اوت‌لوک
امضاها می‌توانند شامل اطلاعات مختلفی مانند نام، عنوان شغلی، اطلاعات تماس و حتی لینک‌های شبکه‌های اجتماعی شما باشند. با تنظیم امضا در اوت‌لوک، می‌توانید به‌طور خودکار آن را به انتهای هر ایمیل ارسالی اضافه کنید.
الف) ایجاد امضا در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کنید و به حساب کاربری خود وارد شوید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- به منوی File بروید.
- گزینه Options را انتخاب کنید.
- در پنجره Mail، روی Signatures کلیک کنید.
-
ایجاد امضا جدید
- در پنجره Email Signature، روی New کلیک کنید.
- نامی برای امضا وارد کنید و در قسمت Edit Signature، متن امضا را تایپ کنید.
- شما می‌توانید از ابزارهای ویرایشی مانند فونت، رنگ، اندازه، و قرار دادن لینک‌های مختلف در امضا استفاده کنید.
-
تنظیم امضا پیش‌فرض
- در قسمت Choose default signature، برای ایمیل‌های جدید و یا ایمیل‌های پاسخ‌دهی، امضا پیش‌فرض خود را انتخاب کنید.
-
ذخیره تغییرات
- پس از اتمام کار، روی OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.
ب) ایجاد امضا در اوت‌لوک وب
-
وارد شدن به اوت‌لوک وب
- به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب کاربری خود شوید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- در گوشه بالا سمت راست صفحه، روی آیکن چرخ‌دنده (تنظیمات) کلیک کنید.
- از منوی کشویی، گزینه View all Outlook settings را انتخاب کنید.
-
ایجاد امضا
- در پنجره تنظیمات، به بخش Mail و سپس Compose and reply بروید.
- در قسمت Email signature، می‌توانید امضا جدیدی بسازید. متن امضا را تایپ کرده و از ابزارهای ویرایش برای طراحی آن استفاده کنید.
-
تنظیم امضا پیش‌فرض
- انتخاب کنید که امضا به‌طور خودکار در انتهای ایمیل‌های جدید و یا ایمیل‌های پاسخ داده‌شده قرار گیرد.
-
ذخیره تغییرات
- پس از ایجاد و تنظیم امضا، روی Save کلیک کنید.
ج) ایجاد امضا در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
-
باز کردن اپلیکیشن اوت‌لوک
- اپلیکیشن اوت‌لوک را در گوشی موبایل خود باز کنید.
-
دسترسی به تنظیمات امضا
- به قسمت Settings بروید (آیکن چرخ‌دنده در پایین صفحه).
- در بخش Mail، گزینه Signature را پیدا کنید.
-
ایجاد امضا
- متن امضا را وارد کنید و از ویرایشگر برای تغییر ظاهر آن استفاده کنید.
- توجه داشته باشید که در موبایل، امکانات ویرایشی محدودتر از نسخه دسکتاپ است.
-
ذخیره تغییرات
- پس از تایپ امضا، تغییرات به‌طور خودکار ذخیره می‌شود.
نتیجه‌گیری
مدیریت امضا و قالب‌های ایمیل در اوت‌لوک ابزارهای مهمی برای شخصی‌سازی ایمیل‌ها و ایجاد ظاهری حرفه‌ای برای آن‌ها هستند. با استفاده از امضاهای سفارشی و قالب‌های ایمیل، می‌توانید هر ایمیل را به‌طور خودکار طراحی کرده و زمان خود را در نوشتن ایمیل‌های مشابه صرفه‌جویی کنید. این ویژگی‌ها به‌ویژه برای افرادی که ایمیل‌های زیادی ارسال می‌کنند یا به‌دنبال یک ساختار خاص برای ایمیل‌های خود هستند، بسیار مفید و کارآمد است.
