ایجاد و ویرایش مخاطبین در اوت‌لوک
مخاطبین نقش مهمی در مدیریت ایمیل‌ها و ارتباطات روزانه شما دارند. اوت‌لوک این امکان را فراهم کرده تا به‌راحتی مخاطبین خود را ایجاد و ویرایش کنید تا بتوانید به سرعت و به‌طور مؤثر با دیگران ارتباط برقرار کنید. در این بخش، نحوه ایجاد و ویرایش مخاطبین در نسخه‌های مختلف اوت‌لوک توضیح داده شده است.
۱. ایجاد مخاطبین جدید در اوت‌لوک
الف) ایجاد مخاطب در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
باز کردن اوت‌لوک
- اوت‌لوک را باز کرده و وارد حساب خود شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در نوار ناوبری پایین صفحه، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید. این بخش به شما این امکان را می‌دهد که به مخاطبین خود دسترسی داشته باشید.
-
اضافه کردن مخاطب جدید
- در بالای صفحه، روی New Contact (مخاطب جدید) کلیک کنید.
-
وارد کردن اطلاعات مخاطب
- فرم مربوط به مخاطب جدید برای شما نمایش داده می‌شود. در این فرم، اطلاعات مختلفی را می‌توانید وارد کنید، از جمله:
- Name: نام و نام خانوادگی مخاطب.
- Email: آدرس ایمیل مخاطب.
- Phone: شماره تماس (در صورت لزوم).
- Address: آدرس فیزیکی مخاطب.
- Notes: یادداشت‌های خاص برای هر مخاطب.
- فرم مربوط به مخاطب جدید برای شما نمایش داده می‌شود. در این فرم، اطلاعات مختلفی را می‌توانید وارد کنید، از جمله:
-
ذخیره مخاطب
- پس از وارد کردن اطلاعات، روی Save (ذخیره) کلیک کنید تا مخاطب جدید به لیست مخاطبین شما اضافه شود.
ب) ایجاد مخاطب در نسخه وب اوت‌لوک
-
ورود به اوت‌لوک وب
- به آدرس outlook.com بروید و وارد حساب خود شوید.
-
دسترسی به مخاطبین
- در گوشه سمت چپ صفحه، روی آیکن People (مخاطبین) کلیک کنید.
-
اضافه کردن مخاطب جدید
- در صفحه مخاطبین، روی گزینه New Contact (مخاطب جدید) کلیک کنید.
-
وارد کردن اطلاعات مخاطب
- فرم مشابهی نمایش داده می‌شود که در آن می‌توانید نام، ایمیل، شماره تلفن و سایر اطلاعات را وارد کنید.
-
ذخیره مخاطب
- پس از وارد کردن اطلاعات، روی Create (ایجاد) کلیک کنید تا مخاطب ذخیره شود.
ج) ایجاد مخاطب در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
-
باز کردن اپلیکیشن اوت‌لوک
- اپلیکیشن اوت‌لوک را در گوشی خود باز کنید.
-
دسترسی به مخاطبین
- روی آیکن People در پایین صفحه کلیک کنید.
-
اضافه کردن مخاطب جدید
- در صفحه مخاطبین، روی + در گوشه بالا سمت راست صفحه کلیک کنید.
-
وارد کردن اطلاعات مخاطب
- اطلاعات مخاطب جدید را وارد کنید، مانند نام، ایمیل و شماره تلفن.
-
ذخیره مخاطب
- پس از وارد کردن اطلاعات، روی Save (ذخیره) کلیک کنید تا مخاطب جدید اضافه شود.
۲. ویرایش مخاطبین موجود
الف) ویرایش مخاطب در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- در اوت‌لوک، به بخش People بروید.
-
انتخاب مخاطب مورد نظر
- لیست مخاطبین خود را مرور کنید و مخاطبی که می‌خواهید ویرایش کنید را انتخاب کنید.
-
ویرایش اطلاعات
- پس از انتخاب مخاطب، روی نام آن کلیک کنید تا صفحه جزئیات باز شود.
- در این صفحه، روی Edit (ویرایش) کلیک کنید.
-
ویرایش اطلاعات مخاطب
- اطلاعات مورد نظر مانند ایمیل، شماره تلفن، آدرس و یادداشت‌ها را ویرایش کنید.
-
ذخیره تغییرات
- پس از انجام تغییرات، روی Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.
ب) ویرایش مخاطب در نسخه وب اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- وارد بخش People شوید.
-
انتخاب مخاطب
- مخاطبی که می‌خواهید ویرایش کنید را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
-
ویرایش اطلاعات
- پس از وارد شدن به صفحه مخاطب، گزینه Edit (ویرایش) را انتخاب کنید.
-
ویرایش اطلاعات
- اطلاعات مورد نظر مانند ایمیل، شماره تلفن و سایر اطلاعات را ویرایش کنید.
-
ذخیره تغییرات
- پس از ویرایش اطلاعات، روی Save کلیک کنید.
ج) ویرایش مخاطب در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- اپلیکیشن اوت‌لوک را باز کرده و به بخش People بروید.
-
انتخاب مخاطب
- مخاطب مورد نظر را انتخاب کنید.
-
ویرایش اطلاعات
- روی گزینه Edit کلیک کنید و سپس اطلاعات مورد نظر را تغییر دهید.
-
ذخیره تغییرات
- پس از ویرایش، روی Save کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.
۳. حذف مخاطبین
در صورتی که دیگر به مخاطبی نیاز ندارید، می‌توانید آن را از لیست مخاطبین خود حذف کنید.
الف) حذف مخاطب در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- به بخش People بروید.
-
انتخاب مخاطب
- مخاطب مورد نظر را انتخاب کنید.
-
حذف مخاطب
- در صفحه مخاطب، روی Delete (حذف) کلیک کنید تا مخاطب حذف شود.
ب) حذف مخاطب در نسخه وب اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- به بخش People بروید.
-
انتخاب مخاطب
- مخاطب را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
-
حذف مخاطب
- روی گزینه Delete (حذف) کلیک کنید تا مخاطب از لیست شما حذف شود.
ج) حذف مخاطب در اپلیکیشن موبایل اوت‌لوک
-
دسترسی به مخاطبین
- اپلیکیشن اوت‌لوک را باز کرده و به بخش People بروید.
-
انتخاب مخاطب
- مخاطب مورد نظر را انتخاب کنید.
-
حذف مخاطب
- روی گزینه Delete (حذف) کلیک کنید تا مخاطب حذف شود.
۴. نکات مهم در ایجاد و ویرایش مخاطبین
-
افزودن چندین شماره تماس: می‌توانید برای هر مخاطب چندین شماره تماس اضافه کنید، از جمله شماره موبایل، شماره دفتر و شماره منزل.
-
یادداشت‌ها: برای هر مخاطب می‌توانید یادداشت‌هایی اضافه کنید که به شما کمک کند تا اطلاعات بیشتری در مورد آن‌ها نگه دارید.
-
گروه‌بندی مخاطبین: اگر نیاز به دسته‌بندی مخاطبین دارید، می‌توانید گروه‌هایی ایجاد کنید و مخاطبین را در این گروه‌ها قرار دهید.
-
همگام‌سازی با حساب‌های دیگر: مخاطبین شما در اوت‌لوک می‌توانند با حساب‌های دیگر مانند Google یا Apple همگام‌سازی شوند.
نتیجه‌گیری
ایجاد و ویرایش مخاطبین در اوت‌لوک یک فرآیند ساده و کاربرپسند است که به شما این امکان را می‌دهد که ارتباطات خود را به‌راحتی مدیریت کنید. با استفاده از امکانات مختلف برای افزودن و ویرایش مخاطبین، شما می‌توانید لیست تماس‌های خود را به شکلی سازمان‌یافته و موثر مدیریت کنید.
