رمزگذاری و محافظت از ایمیل‌ها در اوت‌لوک
در دنیای دیجیتال امروز، حفظ امنیت اطلاعات و حفاظت از حریم خصوصی هنگام ارسال ایمیل‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. اوت‌لوک امکان رمزگذاری ایمیل‌ها را فراهم کرده تا پیام‌ها و اطلاعات حساس شما از دسترسی غیرمجاز محافظت شوند. در این بخش، نحوه رمزگذاری و محافظت از ایمیل‌ها در اوت‌لوک توضیح داده شده است.
۱. رمزگذاری ایمیل‌ها در اوت‌لوک
الف) رمزگذاری ایمیل‌ها در نسخه دسکتاپ اوت‌لوک
-
آماده‌سازی حساب ایمیل
- برای استفاده از رمزگذاری، ابتدا باید حساب ایمیل شما برای ارسال ایمیل‌های رمزگذاری‌شده آماده باشد. این ممکن است شامل پیکربندی گواهی دیجیتال باشد. در صورتی که از حساب کاربری سازمانی استفاده می‌کنید، معمولاً مدیر سیستم این تنظیمات را برای شما انجام داده است.
-
ایجاد ایمیل جدید
- اوت‌لوک را باز کنید و یک ایمیل جدید ایجاد کنید.
-
فعال‌سازی رمزگذاری
- در پنجره New Email، روی گزینه Options در نوار ابزار بالای صفحه کلیک کنید.
- سپس روی Encrypt (رمزگذاری) کلیک کنید. در اینجا، دو نوع رمزگذاری پیش‌فرض ممکن است در دسترس شما باشد:
- Encrypt-Only: این گزینه فقط ایمیل را رمزگذاری می‌کند و شما می‌توانید آن را به همان صورت ارسال کنید.
- Do Not Forward: این گزینه علاوه بر رمزگذاری، امکان ارسال ایمیل را غیرممکن می‌سازد.
-
ارسال ایمیل رمزگذاری‌شده
- پس از انتخاب گزینه رمزگذاری، ایمیل خود را ارسال کنید. این ایمیل فقط توسط گیرنده‌ای که گواهی مناسب را دارد قابل دسترسی خواهد بود.
ب) رمزگذاری ایمیل‌ها در نسخه وب اوت‌لوک
-
ورود به حساب خود
- به حساب کاربری خود در outlook.com وارد شوید.
-
ایجاد ایمیل جدید
- روی گزینه New Message کلیک کنید تا یک ایمیل جدید ایجاد کنید.
-
فعال‌سازی رمزگذاری
- در پنجره نوشتن ایمیل، روی سه نقطه (More Options) در قسمت بالای پیام کلیک کنید.
- گزینه Encrypt را انتخاب کنید. سپس می‌توانید از گزینه‌هایی مانند Encrypt-Only یا Do Not Forward استفاده کنید.
-
ارسال ایمیل رمزگذاری‌شده
- پس از اعمال رمزگذاری، ایمیل را ارسال کنید. گیرنده‌ای که دارای گواهی مناسب یا مجوز دسترسی باشد، می‌تواند آن را مشاهده کند.
۲. رمزگذاری با استفاده از گواهی دیجیتال
برای استفاده از رمزگذاری ایمیل‌ها در اوت‌لوک، معمولاً نیاز به گواهی دیجیتال دارید که شبیه به امضای دیجیتال عمل می‌کند و ارتباط شما را امن می‌سازد.
الف) نصب گواهی دیجیتال در اوت‌لوک
-
خرید گواهی دیجیتال
- شما می‌توانید یک گواهی دیجیتال از سرویس‌دهندگان معتبر مانند Comodo، Symantec یا GlobalSign خریداری کنید.
-
نصب گواهی در اوت‌لوک
- پس از خرید گواهی دیجیتال، فایل گواهی را دانلود و آن را در اوت‌لوک نصب کنید. برای این کار، به قسمت File بروید و گزینه Options را انتخاب کنید.
- سپس به Trust Center رفته و Trust Center Settings را انتخاب کنید.
- در بخش E-mail Security، روی Import/Export کلیک کرده و گواهی دیجیتال خود را نصب کنید.
-
استفاده از گواهی دیجیتال برای رمزگذاری
- پس از نصب گواهی دیجیتال، هنگام ارسال ایمیل جدید، گزینه رمزگذاری به طور خودکار در دسترس شما خواهد بود.
ب) ارسال ایمیل با استفاده از گواهی دیجیتال
-
ایجاد ایمیل جدید
- یک ایمیل جدید در اوت‌لوک ایجاد کنید.
-
انتخاب گواهی دیجیتال
- در نوار ابزار ایمیل، گزینه Options را انتخاب کرده و سپس Encrypt را بزنید. اگر گواهی دیجیتال نصب کرده‌اید، اوت‌لوک به‌طور خودکار از آن استفاده خواهد کرد.
-
ارسال ایمیل رمزگذاری‌شده
- ایمیل را به‌طور معمول ارسال کنید. گیرنده تنها در صورتی قادر به مشاهده ایمیل خواهد بود که گواهی دیجیتال معتبر داشته باشد.
۳. استفاده از رمز عبور برای محافظت از پیوست‌ها
اگر ایمیلی دارای پیوست‌های حساس است و شما نمی‌خواهید که پیوست‌ها بدون رمز عبور قابل دسترسی باشند، می‌توانید از رمز عبور برای محافظت از آن‌ها استفاده کنید.
الف) ارسال پیوست رمزگذاری‌شده در اوت‌لوک
-
فشرده‌سازی پیوست‌ها
- ابتدا پیوست‌های خود را در قالب یک فایل فشرده (ZIP) قرار دهید.
-
اضافه کردن رمز عبور به فایل فشرده
- در هنگام فشرده‌سازی فایل، می‌توانید رمز عبور برای فایل ZIP تنظیم کنید. برای این کار از ابزارهایی مانند WinRAR یا 7-Zip استفاده کنید که قابلیت رمزگذاری و قرار دادن رمز عبور را دارند.
-
ارسال ایمیل
- فایل ZIP رمزگذاری‌شده را به ایمیل خود اضافه کرده و ایمیل را ارسال کنید. رمز عبور را باید به‌صورت جداگانه و از طریق کانال امن به گیرنده ارسال کنید.
۴. محافظت از ایمیل‌ها با استفاده از امضای دیجیتال
امضای دیجیتال علاوه بر اینکه امنیت ایمیل را فراهم می‌کند، اصالت پیام را نیز تایید می‌نماید. این امضا به گیرنده اطمینان می‌دهد که ایمیل از طرف شما ارسال شده و در طول انتقال تغییر نکرده است.
الف) تنظیم امضای دیجیتال در اوت‌لوک
-
دریافت امضای دیجیتال
- مانند گواهی دیجیتال، برای استفاده از امضای دیجیتال به یک گواهی دیجیتال نیاز دارید که آن را از یک ارائه‌دهنده معتبر خریداری کنید.
-
تنظیم امضا در اوت‌لوک
- پس از دریافت گواهی دیجیتال، به بخش File بروید، سپس گزینه Options را انتخاب کنید.
- در بخش Trust Center، گزینه E-mail Security را انتخاب کنید و امضای دیجیتال خود را فعال کنید.
-
ارسال ایمیل با امضای دیجیتال
- هنگامی که امضای دیجیتال فعال شود، اوت‌لوک به‌طور خودکار برای هر ایمیلی که ارسال می‌کنید، یک امضای دیجیتال ضمیمه خواهد کرد.
۵. نکات مهم برای محافظت از ایمیل‌ها
-
استفاده از رمزگذاری همیشه: برای ارسال ایمیل‌های حساس و حاوی اطلاعات شخصی، همیشه از رمزگذاری استفاده کنید تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود.
-
انتخاب یک گواهی دیجیتال معتبر: برای اطمینان از اعتبار ایمیل‌های رمزگذاری‌شده، از گواهی دیجیتال معتبر و مورد تایید استفاده کنید.
-
محافظت از پیوست‌ها: در صورتی که پیوست‌های حساسی دارید، از رمز عبور برای محافظت از آن‌ها استفاده کنید.
-
آگاهی از گیرندگان: اطمینان حاصل کنید که گیرندگان شما قادر به باز کردن ایمیل‌های رمزگذاری‌شده هستند و گواهی دیجیتال مناسبی دارند.
نتیجه‌گیری
رمزگذاری و محافظت از ایمیل‌ها در اوت‌لوک یک روش مؤثر برای حفظ امنیت اطلاعات حساس است. با استفاده از گواهی دیجیتال، رمز عبور برای پیوست‌ها و امضای دیجیتال، شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که ایمیل‌های شما در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت شده و امنیت اطلاعاتتان حفظ می‌شود.
