ایجاد و پیگیری وظایف (Tasks) در اوتلوک
یکی از ویژگی‌های برجسته اوتلوک، امکان مدیریت وظایف و کارها است. این ویژگی به شما این امکان را می‌دهد که وظایف خود را به راحتی ایجاد، پیگیری و مدیریت کنید. در این بخش، نحوه ایجاد و پیگیری وظایف در اوتلوک را توضیح خواهیم داد.
۱. ایجاد وظایف جدید
الف) ایجاد وظایف در نسخه دسکتاپ اوتلوک
-
دسترسی به بخش وظایف
- ابتدا اوتلوک را باز کرده و به قسمت Tasks (وظایف) بروید. برای دسترسی به این بخش، می‌توانید در نوار پایین صفحه روی آیکن Tasks کلیک کنید (آیکنی مشابه لیست چک‌ها).
-
ایجاد وظیفه جدید
- در صفحه Tasks، روی گزینه New Task (وظیفه جدید) که در بالای صفحه قرار دارد، کلیک کنید.
-
وارد کردن جزئیات وظیفه
- در پنجره‌ای که باز می‌شود، جزئیات وظیفه خود را وارد کنید:
- Subject: عنوان وظیفه را وارد کنید.
- Start Date: تاریخ شروع انجام وظیفه را تعیین کنید.
- Due Date: تاریخ سررسید وظیفه را وارد کنید.
- Priority: اولویت وظیفه را مشخص کنید (کم، متوسط، بالا).
- Details: توضیحات بیشتر در مورد وظیفه را وارد کنید.
- در پنجره‌ای که باز می‌شود، جزئیات وظیفه خود را وارد کنید:
-
ذخیره وظیفه
- پس از وارد کردن تمام اطلاعات مربوط به وظیفه، روی Save & Close کلیک کنید تا وظیفه جدید ذخیره شود.
ب) ایجاد وظایف در نسخه وب اوتلوک
-
دسترسی به بخش وظایف
- وارد حساب خود در outlook.com شوید و از نوار سمت چپ به قسمت Tasks بروید (می‌توانید از بخش To Do استفاده کنید).
-
ایجاد وظیفه جدید
- در صفحه Tasks، روی Add a task کلیک کنید.
-
وارد کردن جزئیات وظیفه
- عنوان وظیفه را وارد کرده و در صورت نیاز تاریخ شروع و سررسید را مشخص کنید.
-
ذخیره وظیفه
- پس از وارد کردن جزئیات، وظیفه به‌طور خودکار ذخیره می‌شود.
۲. پیگیری و مدیریت وظایف
الف) مشاهده و پیگیری وظایف در نسخه دسکتاپ اوتلوک
-
مشاهده لیست وظایف
- در بخش Tasks، تمامی وظایف شما بر اساس تاریخ سررسید، اولویت و وضعیت (تمام شده یا در حال انجام) نمایش داده می‌شود.
-
تیک‌زدن وظایف تکمیل‌شده
- برای نشان دادن این‌که یک وظیفه به پایان رسیده، روی مربع کنار عنوان وظیفه کلیک کنید تا تیک خورده و به‌عنوان تکمیل‌شده مشخص شود.
-
ویرایش وظایف
- برای ویرایش یک وظیفه، روی آن دوبار کلیک کرده و جزئیات آن را تغییر دهید.
-
اولویت‌بندی وظایف
- شما می‌توانید وظایف خود را بر اساس اولویت‌ها مرتب کنید. برای این کار، از قسمت فیلترها یا مرتب‌سازی در بالای صفحه استفاده کنید.
ب) مشاهده و پیگیری وظایف در نسخه وب اوتلوک
-
مشاهده لیست وظایف
- در قسمت Tasks یا To Do در نسخه وب، تمامی وظایف شما نمایش داده می‌شود. وظایف در دسته‌بندی‌هایی مانند Today (امروز)، Important (مهم) و Planned (برنامه‌ریزی شده) قرار می‌گیرند.
-
تیک‌زدن وظایف تکمیل‌شده
- برای نشان دادن وظایف تکمیل‌شده، روی مربع کنار وظیفه کلیک کنید.
-
ویرایش وظایف
- برای ویرایش، روی وظیفه کلیک کرده و گزینه Edit را انتخاب کنید.
-
مرتب‌سازی وظایف
- از گزینه‌های مرتب‌سازی و فیلتر در بالای صفحه استفاده کنید تا وظایف را بر اساس تاریخ یا اولویت مرتب کنید.
۳. استفاده از یادآورها برای وظایف
الف) تنظیم یادآور در نسخه دسکتاپ اوتلوک
-
اضافه کردن یادآور
- هنگام ایجاد یا ویرایش یک وظیفه، در قسمت Reminder (یادآور) می‌توانید یک تاریخ و زمان برای یادآوری تعیین کنید.
-
اعلان یادآور
- پس از تعیین یادآور، اوتلوک به‌طور خودکار برای شما یک اعلان ارسال می‌کند تا وظیفه را به‌موقع انجام دهید.
ب) تنظیم یادآور در نسخه وب اوتلوک
-
اضافه کردن یادآور
- هنگام ایجاد یا ویرایش یک وظیفه، گزینه Reminder را فعال کرده و زمان یادآوری را مشخص کنید.
-
اعلان یادآور
- پس از تعیین یادآور، اوتلوک برای شما یک اعلان از طریق ایمیل یا پیام ارسال می‌کند.
۴. استفاده از لیست‌های وظایف
الف) استفاده از لیست‌های وظایف در نسخه دسکتاپ اوتلوک
-
ایجاد لیست‌های مختلف
- شما می‌توانید برای وظایف مختلف خود لیست‌های جداگانه ایجاد کنید (مثلاً یک لیست برای وظایف کاری و یک لیست برای وظایف شخصی).
- برای ایجاد یک لیست جدید، در بخش Tasks، روی New List کلیک کنید و نام لیست را وارد کنید.
-
انتقال وظایف به لیست‌های مختلف
- برای انتقال یک وظیفه به لیست جدید، کافی است آن را به داخل لیست مربوطه بکشید و رها کنید.
ب) استفاده از لیست‌های وظایف در نسخه وب اوتلوک
-
ایجاد لیست‌های مختلف
- در قسمت Tasks یا To Do، روی New List کلیک کنید تا یک لیست جدید ایجاد کنید.
-
انتقال وظایف به لیست‌های مختلف
- مشابه نسخه دسکتاپ، می‌توانید وظایف را به راحتی بین لیست‌های مختلف جابجا کنید.
۵. اشتراک‌گذاری و همکاری در وظایف
الف) اشتراک‌گذاری وظایف در نسخه دسکتاپ اوتلوک
-
اشتراک‌گذاری وظایف با دیگران
- در اوتلوک، می‌توانید وظایف خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. برای این کار، روی وظیفه مورد نظر کلیک کرده و گزینه Assign Task را انتخاب کنید.
- سپس آدرس ایمیل فرد مورد نظر را وارد کنید تا وظیفه برای او ارسال شود.
-
پیگیری وضعیت وظایف واگذار شده
- اوتلوک به شما این امکان را می‌دهد که وضعیت وظایف واگذار شده را پیگیری کنید. شما می‌توانید از طریق ایمیل یا پنل وظایف، تغییرات را مشاهده کنید.
ب) اشتراک‌گذاری وظایف در نسخه وب اوتلوک
- اشتراک‌گذاری وظایف با دیگران
- در نسخه وب اوتلوک، می‌توانید وظایف را با دیگران از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید.
- برای اشتراک‌گذاری، کافی است روی وظیفه کلیک کرده و گزینه Share یا Assign را انتخاب کنید.
۶. نکات و ترفندها برای مدیریت بهتر وظایف
-
اولویت‌بندی وظایف: از قابلیت اولویت‌بندی برای متمرکز شدن روی مهم‌ترین وظایف استفاده کنید.
-
یادآورها و یادداشت‌ها: برای جلوگیری از فراموشی وظایف، همیشه یادآور تنظیم کنید.
-
استفاده از لیست‌ها: برای داشتن نمای بهتر و سازماندهی وظایف، از لیست‌های مختلف استفاده کنید.
-
مرتب‌سازی وظایف: وظایف خود را به‌طور منظم مرتب کنید تا همیشه از وضعیت آن‌ها مطلع باشید.
نتیجه‌گیری
مدیریت وظایف در اوتلوک یک ابزار بسیار مفید برای افزایش بهره‌وری و سازماندهی کارها است. با استفاده از قابلیت‌هایی مانند یادآورها، لیست‌های وظایف، و اشتراک‌گذاری با دیگران، می‌توانید وظایف خود را به‌راحتی مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که هیچ کاری از دست نرود.
